Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 4

In unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mit der CRM/XRM-Software CAS genesisWorld eine Deckungsbeitragsrechnung in Ihrem Unternehmen einführen.

Nachdem wir uns in den bisherigen Teilen mit Kunden- und Projektverwaltung, Ausgangsrechnungen (Umsatz) und Eingangsrechnungen (externe Kosten) beschäftigt haben, widmen wir uns heute dem größten Kostenblock vieler Unternehmen: den Personalkosten.

Warum werden Arbeitszeiten in der DB-Rechnung benötigt?

In Dienstleistungsunternehmen ist der Personaleinsatz oft der größte Kostenfaktor – aber auch in anderen Branchen gibt es Projekte mit erheblichen Personalkosten. Die Erfassung von Arbeitszeiten liefert Ihnen wertvolle Erkenntnisse für:

Wie können Arbeitszeiten erfasst werden?

Die Zeiterfassung erfolgt typischerweise projektbezogen. Ein Projekt ist einer Firma zugeordnet – das kann die eigene Firma, ein Kunde, ein Lieferant oder ein Partner sein. Projekte können zusätzlich in Vorgänge (Phasen) unterteilt werden. Im Servicebereich ist oft eine ticketbezogene Zeiterfassung üblich.

Zwei Erfassungsmöglichkeiten

1. Direkte Erfassung aus dem Vorgang oder Ticket

• Das System erkennt das Ende der letzten Tätigkeit und schlägt die Beginnzeit automatisch vor.
• Erfasst werden: Endzeit, Tätigkeitstyp und optionale Beschreibung.
• Über den Tätigkeitstyp (z. B. Beratung, Service, Vertrieb) wird gesteuert, ob es sich um eine verrechenbare oder interne Leistung handelt.

2. Erfassung über Zeiterfassungskalender

• Alle Termine der Woche werden eingeblendet.
• Bereits erfasste Zeiten werden farblich markiert (z. B. orange).
• Anfahrt/Rückfahrt und Pausen können im selben Schritt erfasst werden.

Wie werden die erfassten Arbeitszeiten in die DB-Rechnung einbezogen?

Pro Mitarbeiter und Tätigkeitstyp werden sowohl externe Stundensätze als auch interne Kosten zentral erfasst. Abweichungen sind auf Kunden- oder Projektebene möglich.

Der Freigabeprozess:

1. Interne Freigabe durch den Projektverantwortlichen → Kosten werden im Datensatz festgeschrieben
2. Externe Freigabe → Umsatz wird im Datensatz festgeschrieben

Nach der Freigabe stehen Kosten und Umsatz der Zeiterfassungen für Listen, Reports, Berichte und Kennzahlen zur Verfügung – und können auch an Drittsysteme weitergegeben werden.

Auswertung – Ein Beispiel aus der Praxis

Szenario: Projekt "Einführung eines neuen ERP-Systems" beim Kunden Nomosys

Ablauf:

1. Projektplanung – Der Projektleiter erfasst das Projekt und erstellt die Planung
2. Angebotserstellung – Auf Basis der Planzahlen erstellt der Vertrieb ein Angebot (Hardware, Software, Dienstleistung)
3. Vor Beaufragung – Bereits anfallende Personalaufwände (Projektplanung, Vertrieb) werden dem Projekt zugeordnet
4. Nach Beauftragung – Umsätze und Kosten aus Hard- und Softwareverkauf werden zugeordnet
5. Zeiterfassung – Alle projektbezogenen Arbeitszeiten werden erfasst und vom Projektverantwortlichen freigegeben
6. Ressourcenplanung – Der Projektleiter weist Teammitgliedern Zeitressourcen für einzelne Phasen zu. Überschreitungen erfordern eine Freigabe

Ergebnis: Projektleitung, Controlling und Finanzverantwortliche können sich jederzeit ein Bild über den Projekterfolg machen.

Die Blogserie im Überblick

Einleitung: Profitabilität im Blick behalten
Teil 1: Kunden- und Projektverwaltung  
Teil 2: Umsatz – Ausgangsrechnungen in CAS genesisWorld erstellen oder aus ERP-Systemen importieren  
Teil 3: Einkauf – Eingangsrechnungen mit Projekten und Kunden verknüpfen  
Teil 4: Projektbezogene Zeiterfassung  
Teil 5: Ad-hoc-Reports und individuelles Berichtswesen  

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