Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 3

In unserer Blogserie zeigen wir, wie Sie mit der CRM/XRM-Software CAS genesisWorld eine Deckungsbeitragsrechnung in Ihrem Unternehmen einführen.

In den ersten beiden Teilen haben wir uns mit der Kunden- und Projektverwaltung sowie den Ausgangsrechnungen (Umsatz) beschäftigt. Heute geht es um die Kostenseite – genauer: um Eingangsrechnungen. Denn nur wer seine Kosten kennt, kann den tatsächlichen Deckungsbeitrag berechnen.

Wie werden Eingangsrechnungen erfasst?

Eingangsrechnungen werden in der Regel im Buchhaltungssystem erfasst und auf die entsprechenden Konten verbucht. Die Belege selbst werden häufig gescannt (oder liegen bereits als PDF vor) und im Filesystem oder Dokumentenmanagementsystem abgelegt.

Damit wir im CRM die Profitabilität eines Kunden oder Projekts ermitteln können, benötigen wir die Informationen aus den Einkaufsbelegen. Die Dokumente selbst sind dann besonders interessant, wenn Freigabeworkflows realisiert oder Lieferantenbeziehungen im CRM verwaltet werden.

Zwei Wege führen ins CRM:

• Händische Erfassung – direkt im CRM
• Automatischer Import – aus dem Buchhaltungssystem (der Normalfall)

Beim Import können Belege bzw. Belegpositionen automatisch mit CRM-Daten verknüpft werden – z. B. mit Lieferanten, Kunden oder Projekten.

Eingangsrechnungen im CRM verwalten

Am Beispiel von CAS genesisWorld: Mit dem flexiblen Schnittstellenmodul ERP Connect können Eingangsbuchungen aus fast allen Buchhaltungssystemen automatisiert übernommen werden. Für den Datenaustausch stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung:

• ODBC
• XML
• WebService
• CSV

Wichtig für die korrekte Zuordnung: Bereits bei der Verbuchung müssen alle relevanten Informationen erfasst werden – z. B. Lieferantennummer, Projektnummer oder Kundennummer.

Nach der Übernahme der Buchungen stehen im CRM umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung (diese behandeln wir ausführlich in Teil 5 der Serie).

Auch die gescannten oder elektronischen Belege können mit den relevanten Informationen verknüpft werden. Mit den integrierten Suchmöglichkeiten lässt sich ein bestimmter Beleg so einfach und schnell finden.

Zusammenfassung der Möglichkeiten

Zwei Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Bessere Preisverhandlungen

Auf einen Klick sehen, wie viel im aktuellen Jahr bei Lieferant X eingekauft wurde – und mit diesem Wissen besser gerüstet in Preisverhandlungen gehen.

Beispiel 2: Skontofristen nutzen

Deutliche Beschleunigung des Freigabeprozesses von Eingangsrechnungen – und damit die Möglichkeit, Zahlungen innerhalb der Skontofristen zu leisten.

Fazit

Die Erfassung und Zuordnung von Eingangsrechnungen ist der entscheidende Schritt, um die Kostenseite Ihrer Deckungsbeitragsrechnung sauber abzubilden. Mit CAS genesisWorld und ERP Connect haben Sie alle Daten zentral im CRM – und können daraus belastbare Auswertungen ableiten.

Die Blogserie im Überblick

Einleitung: Profitabilität im Blick behalten
Teil 1: Kunden- und Projektverwaltung  
Teil 2: Umsatz – Ausgangsrechnungen in CAS genesisWorld erstellen oder aus ERP-Systemen importieren  
Teil 3: Einkauf – Eingangsrechnungen mit Projekten und Kunden verknüpfen  
Teil 4: Projektbezogene Zeiterfassung  
Teil 5: Ad-hoc-Reports und individuelles Berichtswesen  

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