Deckungsbeitragsrechnung mit CRM-/XRM-Software - Teil 1

Unsere 5-teilige Blogserie „Deckungsbeitragsrechnung mit der CRM-Software CAS genesisWorld“ beantwortet Ihnen u. a. diese Fragen:

• Wie viel verdiene ich mit einem bestimmten Kunden?
• Nach welchen Kriterien (ABC) klassifiziere ich Kunden?
• Welche Kunden verursachen mehr Kosten als Umsatz?
• Wie erfolgreich war ein Projekt?
• Welchen Deckungsbeitrag erwirtschaftet eine Marketingkampagne?
• Wie produktiv sind meine Mitarbeiter?
• Wie hoch sind meine Aufwände für Gewährleistung?

Die führende CRM-Lösung CAS genesisWorld dient uns als Basis für die Umsetzung einer Deckungsbeitragsrechnung auf Kunden- und Projektebene. In diesem Artikel zeigen wir, welche Daten erforderlich sind, welche Möglichkeiten die SOL4-Lösung bietet und welche Aussagen sich daraus ableiten lassen.

Kundenverwaltung – weniger ist mehr

CRM-Lösungen bieten eine Vielzahl an Eingabemöglichkeiten – doch gerade bei der Ersteinführung neigen Unternehmen dazu, viel zu viele Felder zu definieren. Die Folge: User wissen nicht, welche Informationen wohin gehören – Felder bleiben leer oder werden falsch befüllt.

Der Schlüssel liegt in der Planung der Auswertungen.

Zu Beginn muss klar sein: Welche Auswertungen benötige ich später – und welchen Zweck erfüllen sie?
Eine hilfreiche Frage dabei: Was wäre, wenn mir diese Auswertung nicht zur Verfügung stünde? Nur wenn ein klarer Nutzen erkennbar ist, sollte die Auswertung als Muss definiert werden. Dann müssen auch die dafür notwendigen Felder angelegt und gepflegt werden.

Unsere Tipps für die Kundenverwaltung:

• Pflichtfelder definieren – Aussagekräftige Auswertungen sind nur möglich, wenn die erforderlichen Informationen tatsächlich erfasst werden.
• Mit Auswahllisten arbeiten – Freie Eingabefelder sind für Auswertungen ungeeignet. Achtung: Werden Auswahllisten nachträglich geändert, müssen auch bereits vorhandene Datensätze angepasst werden.
• Berechtigungen festlegen – Wer darf welche Felder verändern? Ein Interessent wird zum Kunden – dann sind korrekte Anschrift, UID-Nummer und Zahlungskonditionen notwendig. Diese Informationen stehen nicht jedem Mitarbeiter zur Verfügung.
• Dublettenprüfung nutzen – Bereits bei der Eingabe oder beim Import prüfen, ob ein Datensatz bereits existiert. Auch der bestehende Datenbestand sollte regelmäßig auf Duplikate überprüft werden. CAS genesisWorld bietet dafür passende Module inklusive Dublettenauflösung.

Kundenbezogene Planung

Nutzen Sie die Planungsmöglichkeiten, die Ihr CRM bietet – auch auf Kundenebene. Planen Sie den Umsatz pro Kunde auf Basis von:

• Informationen aus Vorperioden
• laufenden Verträgen
• Potenzialen aus eingetragenen Verkaufschancen

Vergessen Sie dabei nicht den Waren- und Dienstleistungseinsatz mitzuplanen.

Projektverwaltung – alle Informationen auf einen Blick

Profitieren Sie von der projektbezogenen Datenablage, der Deckungsbeitragsrechnung und der Planung auf Projektebene. Mit CAS genesisWorld können Sie sowohl einmalige Projekte als auch Projekte ohne definiertes Ende verwalten.

Das bietet Ihnen die Projektverwaltung:

• Alle Informationen zu einem Projekt auf einen Blick – unabhängig davon, ob es sich um ein internes oder ein Kundenprojekt handelt.
• Projekte werden in Projektphasen (Vorgänge) untergliedert. Dokumente, E-Mails, Termine, Telefonate und Aufgaben werden strukturiert verwaltet.
• Planung (Umsatz, Deckungsbeitrag, Waren-/Dienstleistungseinsatz) kann und soll ebenfalls auf Projektebene erfolgen.
• Projekte werden – ähnlich wie Adressen – kategorisiert und mit Schlagworten versehen, um gezielte Auswertungen zu ermöglichen.

Fazit

Eine saubere Kunden- und Projektverwaltung ist das Fundament für eine belastbare Deckungsbeitragsrechnung. Definieren Sie frühzeitig, welche Daten Sie wirklich benötigen, und halten Sie die Erfassung so schlank wie möglich – aber so detailliert wie nötig.

Die Blogserie im Überblick

Einleitung: Profitabilität im Blick behalten
Teil 1: Kunden- und Projektverwaltung  
Teil 2: Umsatz – Ausgangsrechnungen in CAS genesisWorld erstellen oder aus ERP-Systemen importieren  
Teil 3: Einkauf – Eingangsrechnungen mit Projekten und Kunden verknüpfen  
Teil 4: Projektbezogene Zeiterfassung  
Teil 5: Ad-hoc-Reports und individuelles Berichtswesen  

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