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Meetingraum-Management neu gedacht

06. März 2024

Effektive Raumbuchung und nahtlose CRM-Integration

Besprechungsräume buchen und Meetings organisieren sind zwei ganz alltägliche und für sich genommen eigentlich keine besonders schwierigen Aufgaben im Geschäftsleben.
Herausforderungen bieten sie dennoch, so zum Beispiel:

Ressourcenknappheit:
Die begrenzte Anzahl an verfügbaren Meetingräumen im Verhältnis zu den Anforderungen der Mitarbeiter kann zu Engpässen führen.
Zeitmanagement:
Die manuelle Planung von Meetings und die Koordination der verfügbaren Räume und Teilnehmer beansprucht wertvolle Ressourcen.
Komplexität bei der Raumausstattung:
Die Organisation von Zusatzdiensten wie Technologieausstattung, Catering und Dekoration kostet zusätzlich Zeit.
Unvorhergesehene Änderungen:
Spontane Meetings oder Last-Minute-Änderungen erfordern flexible Lösungen, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
Kommunikationsprobleme:
Die effektive Kommunikation von Raumänderungen oder zusätzlichen Dienstleistungsanfragen an alle Beteiligten kann schwierig sein.

Angesichts dieser Herausforderungen ist es wichtig, Lösungen für das Meetingraum-Management zu finden, die Zeit sparen und den organisatorischen Workflow optimieren.

Sie haben mehrere Meetingräume, eventuell auch an verschieden Standorten, zu verwalten? Und Sie nutzen Outlook oder HCL Notes?
Dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie!

Wir erläutern, wie die Lösung von Timeflex Solutions die Anforderungen für das Meetingraum-Management erfüllt und ihre Meetingraum-Verwaltung verbessert – von der Planung über Zusatzleistungen bis hin zu Umbuchungen.

1. Planen von Meetings

Die Kalendersysteme von HCL Notes und Microsoft Outlook stoßen vor allem in den folgenden Fällen schnell an ihre Grenzen:

eine größere Anzahl an Teilnehmern
die Planung mehrere Monate im Voraus oder
Filter nach Standort, Position usw.

Timeflex unterstützt dies alles optimal mit dem integrierten Gruppenkalender.

2. Meetingraum-Ausstattung und Catering

Mit Timeflex Service Requests buchen Sie innerhalb der Besprechungsanfrage auch gleich die gewünschten Dienstleistungen wie EDV, Ausstattung, Bewirtung oder Dekoration.

Praktisch: Der Raum wird automatisch auch für die Vor- und Nachbereitung des Meetings reserviert. Und die beteiligten Personen werden gleich über integrierte Workflows informiert.

3. Auf einen Blick

Am Besprechungsraum selbst informieren digitale Türschilder über gebuchte Meetings.

Die hellen Grün/Rot-LEDs zeigen schon aus der Entfernung, ob ein Meetingraum verfügbar ist.

Übrigens: Meetings können auch direkt am Display gebucht bzw. verlängert werden. Ideal für spontane Meetings oder wenn es einmal länger dauert.

Das funktioniert ganz komfortabel über NFC: einfach das Handy ans Display halten und die Buchung oder Änderung durchführen!

Raumverfügbarkeit auf einen Blick

An strategischen Punkten wie z. B. im Empfangsbereich können Sie eine Übersicht für bis zu 8 Räume auf Großbildschirmen darstellen.

4. Meeting-Protokolle und Kundenakte

Die CRM-Lösung CAS genesisWorld übernimmt Raumbuchungen und Termine aus Exchange oder Exchange Online.

Alle Meetings und Termine sind damit auch in der digitalen Kundenakte protokolliert.

Die Mitarbeiter sehen in ihrer Tagesübersicht alle Termine, so auch die Kundenmeetings mit allen Teilnehmern und den für diese Termine relevanten Unterlagen.

Sehr praktisch: Das Meeting-Protokoll kann direkt im Termin erfasst werden, ebenso wie ToDos und Beschlüsse.

Raumbuchungen waren noch nie so effizient und einfach!

Beeindrucken Sie Ihre Kunden und Besucher mit professionellem Meetingraum-Management und sparen Sie Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.

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