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E-Mail

Rezept: Dubletten vermeiden für eine saubere Datenbasis

13. Jänner 2023

Für Ihre CRM-Küche gibt es heute ein Rezept zur Vermeidung von Dubletten. 

Dubletten - also doppelt vorhandene Kontakte und Adressen - sind ärgerlich. Mehrfach verschickte Mailings sind gleichermaßen unangenehm für Ihre Kunden und für Sie selbst. Und das „Aufräumen“ in der Adressdatenbank kostet Zeit.
Die Pflege einer Adressdatenbank ist aber essenziell für ein geordnetes Management der gespeicherten Adressen. Bei mangelnder Pflege wird ein System mit der Zeit immer unordentlicher und unübersichtlicher.

Wie kommt es überhaupt zu Dubletten?

  • Bei der Neuanlage einer Adresse wird nicht bemerkt, dass die Person oder das Unternehmen bereits in der Datenbank gespeichert ist. Nicht selten bleibt dies über längere Zeit unentdeckt. Ursächlich dafür sind z. B. Übernahmefehler bei der Erfassung (wie Schreib-, Hör-, Lesefehler), Schreibvarianten (vor allem bei Firmennamen), Namensänderungen (z. B. nach einer Eheschließung) oder Anschriftsänderungen (z. B. nach einem Umzug), geänderte Postleitzahlen, Orts- oder Straßennamen (z. B. nach Eingemeindungen).
  • Insbesondere kommt es dann zu Dubletten, wenn Adressen, die in mehreren Datenbeständen verwaltet werden, im Zuge der Einführung einer neuen Softwarelösung zusammengeführt werden sollen. Nicht selten führen Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter neben der zentralen Adressdatenbank eigene Adresslisten in Excel-Tabellen oder anderen Anwendungen, weil es zunächst bequemer scheint.
  • Auch der Zukauf von Adresslisten, z. B. für Werbekampagnen, führt regelmäßig zu neuen Dubletten. 

Wie kann man Dubletten vermeiden?

Mit einer Dublettenprüfung wird untersucht, ob Adressen doppelt oder mehrfach vorhanden sind, die sich eventuell nur in Kleinigkeiten unterscheiden. Dabei prüfen Sie die bestehenden Adressen auf Richtigkeit und mehrmaliges Vorkommen. Nach einer Prüfung können Sie Adressen zusammenführen, den Adressbestand so bereinigen und damit Informationsverlust verhindern. Eine Dublettenprüfung während der Erfassung neuer Daten verhindert Dubletten, da bereits bei der Eingabe geprüft wird, ob ein identischer Datensatz schon vorhanden ist. Damit werden Fehler von vornherein ausgeschlossen.


Hier also unser Rezept zum Aufspüren doppelter Kontakte:

Zutaten:
1 Lizenz CAS genesisWorld Standard, Premium oder eine beliebige Suite Edition
1 Lizenz CAS genesisWorld Duplicate Finder Pro
1 CAS genesisWorld Windows-, Web- oder App-Client 
1 CAS genesisWorld Administrator-Client
Optional: Microsoft Power Automate

In diesem Rezept beschreiben wir 4 „Zubereitungsarten“:

  • Dublettenprüfung im Zuge der Neuanlage oder der Bearbeitung eines Kontakts (Firma, Ansprechpartner oder Einzelkontakt)
  • Dublettenprüfung im Zuge eines Datenimports
  • Dublettenprüfung über den gesamten Datenbestand oder einen Teil davon
  • Vergleich des Datenbestands mit einer CSV-Liste

Vorbereitung:

Konfigurieren Sie in der CAS-Managementkonsole unter „Sonstiges“ die Dublettenprüfung (oder arbeiten Sie einfach mit den bewährten Standardeinstellungen).

1.    Berücksichtigte Felder

 

Geben Sie alle Felder an, die geprüft werden sollen und geben Sie die Gewichtung (Faktor) an. Die Gewichtung zusammen mit dem Schwellenwert und den Teilmengenfeldern ist dann ausschlaggebend für die Erkennung. Wir zeigen dies anhand eines Beispiels weiter unten.
Wichtig: Führen Sie alle Felder (Firmen und Ansprechpartner) an, die verglichen werden sollen und löschen Sie Felder, die für Sie nicht relevant sind.


2.    Suchoptionen

 

Teilmengen-Felder: Hier können Sie festlegen, dass für bestimmte Felder nur die ersten x Zeichen verwendet werden sollen, z. B. die ersten 3 Zeichen der Postleitzahl.
Wir empfehlen, leere Felder bei der Dublettenprüfung nicht zu berücksichtigen und die Prüfung auch nur bei der Änderung relevanter (d. h. der vorhin konfigurierten) Felder durchzuführen.
Sollten Sie Kontakte mit dem Import-Werkzeug importieren, besteht die Möglichkeit, diese im Zuge des Imports zu prüfen und bei Erkennung einer Dublette zu markieren.
Achtung: Beim Import von Kontakten über Schnittstellen (ERP Connect oder REST), wird keine Dublettenprüfung durchgeführt!

Der Schwellenwert gibt an, ab wann der User einen Hinweis auf eine mögliche Dublette bekommt.

Beispiel: Firma

  • Bestehender Datensatz:
    SOL4 IT-Consulting GmbH, 1120 Wien, Ruckergasse 30-32
  • Neuer Datensatz:
    SOL4 IT-Consulting GmbH, 1120 Wien, Bonygasse 40

Ident:    Firma (95%), PLZ (80%), Ort (90%)
Abweichend: Straße (75%)
Summe: 47,5%
Schwellenwert 90% > keine Dublette

    
Beispiel: Kontakt

  • Bestehender Kontakt:
    Herr Peter Muster, SOL4 IT-Consulting GmbH, Ruckergasse 30-32, 1120 Wien, Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
  • Neuer Kontakt:
    Herr Pietro Muster, SOL4 IT-Consulting GmbH, Ruckergasse 30-32, 1120 Wien

Ident:    Firma (95%), PLZ (80%), Ort (90%), Name (150), E-Mail (100), Anrede (150)
Abweichend: Vorname (100%)
Keine Prüfung: E-Mail, nicht befüllt
Summe: 80,71% > keine Dublette

Wichtig: Felder werden nur bis zum ersten Leerzeichen geprüft! D. h. Hausnummern werden typischerweise nicht berücksichtigt.

 

3.    Auflösungsoptionen

 

Zunächst entscheiden Sie, was mit dem 2. Datensatz bei einer Auflösung geschehen soll. Soll gelöscht werden und ist "Strenge Rechteprüfung" aktiviert, benötigt der jeweilige User auch das Recht, Kontakte zu löschen. Es kann verhindert werden, dass Datensätze mit bestimmten befüllten Feldern gelöscht werden.

Alle Vorbereitungen erledigt? Dann kann es losgehen:

1. Dublettenprüfung im Zuge der Neuanlage oder Bearbeitung eines Kontakts

Im Windows-Client wird beim Speichern auf mögliche Dubletten geprüft:

 


2.    Dublettenprüfung im Zuge eines Imports

Haben Sie diese Option in der Managementkonsole aktiviert, erfolgt eine Hintergrundprüfung während des Imports. Der Import-Assistent markiert dabei mögliche Dubletten. Diese können dann in einem weiteren Schritt aufgelöst werden.


3.    Dublettenprüfung über den gesamten Datenbestand oder einen Teil davon

Haben Sie Duplicate Finder pro lizenziert (in Platinum Suite enthalten oder als separate Lizenz), können Sie regelmäßig Ihren Datenbestand prüfen. 
Duplicate Finder pro muss über "Erweiterte Rechte" für den betreffenden User freigeschalten werden und steht derzeit nur über CAS Windows-Client zur Verfügung.
Über "Extras/Duplicate Finder pro" starten sie den Assistenten. Details zum Assistenten erfahren Sie hier:

4.    Vergleich des Datenbestands mit einer CSV-Liste

Sie kaufen regelmäßig Adressdaten zu oder möchten exportierte Adressdaten mit Ihrem CAS genesisWorld Adressbestand vergleichen? CAS genesisWorld bietet hierzu im Standard keine Lösung, aber: Sind Sie Microsoft-365-Kunde?
Dann ist Power Automate eine smarte Lösung. Wir konfigurieren für Sie einen Microsoft-Power-Automate-Flow. Wir definieren gemeinsam mit Ihnen einen Suchschlüssel und einen Ablageort für Ihre CSV- oder Excel-Liste. Das kann ein Filesystemfolder, eine Mailbox, ein OneDrive- oder Sharebox-Folder sein.
Der Flow prüft auf vorhandene Kontakte und kann, abhängig von Ihrem Bedarf, verschiedene Aktionen setzen, z. B.:

  • Markieren von vorhanden Kontakten/Firmen in Ihrer Liste
  • Import fehlender Kontakte
  • Aufnahme bestehender Kontakte in einen Verteiler
  •  

Gutes Gelingen!

 

Schwierigkeitsgrad/Dauer:

Definition – handelt es sich um eine Dublette? Abstimmung im Team: ca. 60 Minuten
Konfiguration der Dublettenprüfung und Anpassung des Rechteystems auf Basis der Anforderungen und anschließender Test aller Kontakttypen: ca. 60 Minuten
Gegebenenfalls Lizenzierung und Aktivierung von Duplicate Finder Pro: ca. 15 Minuten

 

Weitere Rezepte finden Sie hier und hier und hier.

CRM-Rezept: Dublettenprüfung

Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Dublettenprüfung und erhöhen Sie die Qualität Ihres Datenbestands - dauerhaft. 

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