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Ein CRM ist keine Insel

16. März 2022

Brücken bauen mit Schnittstellen

Warum funktionieren manche CRM-Systeme und andere nicht?
Einer der Gründe sind mangelnde oder nicht funktionierende Schnittstellen.
In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Anbindung von CRM-Systemen. Wie funktioniert das und welche Integrationen bringen überhaupt einen Nutzen?

In jedem Unternehmen gib es so genannte „Dateninseln“.
Darunter verstehen wir Ansammlungen von geschäftlich relevanten Daten, die nur von einem System abgerufen werden können und/oder auf die nicht alle Mitarbeiter Zugriff haben (obwohl die Mitarbeiter einen Nutzen hätten).

Dies betrifft typischerweise folgende Datentypen:

  • Firmen / Ansprechpartner
  • E-Mails
  • Dokumente
  • Bewegungsdaten (Umsätze, Zahlungen)
  • Zeiterfassungen
  • Reklamationen
  • Verträge
  • und weitere.

Ein Großteil der Mitarbeiter würde vom Zugriff auf diese Daten profitieren.

Wie bauen wir Brücken zwischen den Dateninseln?

Zunächst gilt es, alle Datencontainer zu identifizieren. Das können z. B. sein:

  • Mailboxen
  • Excel-Listen
  • Word-Dokumente
  • Buchhaltungssysteme
  • Newslettersysteme
  • ERP
  • CRM

Danach gilt es zu bewerten

  • ob im jeweiligen Datencontainer geschäftlich relevante Daten stecken,
  • ob es zwischen diesem und anderen Containern eine Verbindung gibt und
  • wer Zugriff auf den Container hat.

Zugriff und Verbindung sind meist schnell geklärt.
Die Identifizierung, sprich das Finden solcher Container, sowie die Bewertung der geschäftlichen Relevanz stellen die deutlich größere Herausforderung dar.

Identifizieren wir nun einen Container mit relevanten Daten und stellen fest, dass keine Verbindung zu anderen Systemen besteht, müssen wir uns zunächst folgende Fragen stellen:

  • Entsteht ein Mehrwert, wenn die Daten vernetzt werden?
  • Entsteht ein Mehrwert, wenn weitere Personen Zugriff erhalten?

Beispiele sind:

  • Kontakte in Outlook-Postfächern, auf die außer dem Mailbox-Eigentümer niemand Zugriff hat
  • Kontakte in Excel-Listen
  • Zeiterfassungen ohne Bezug zu Vertriebsprojekten
  • Newslettersysteme, die keine Verbindung zu einem CRM-System haben
  • Buchhaltungssysteme, die nicht an das CRM angebunden sind

Dateninseln werden sich nicht völlig ausmerzen lassen. Aber die Minimierung ist ein wichtiges Ziel.

Und warum sind Dateninseln jetzt Zeitfresser?

Die Daten, die wir brauchen, sind doch alle da, werden Sie vielleicht denken. Ja, stimmt. Aber wer kommt an die Daten heran und mit welchem Aufwand? Szenen wie diese kommen im Tagesgeschäft leider noch immer viel zu oft vor:

  • Der Kunde erklärt, er habe das E-Mail doch letzte Woche an den Verkäufer gesendet. Leider ist der Verkäufer heute nicht im Haus. So muss man den Kunden bitten, das E-Mail nochmals zu senden.
  • Wir würden gerne alle Interessenten zu einer Veranstaltung einladen. Statt auf Knopfdruck eine Liste abzurufen, müssen wir nun mit jedem Verkäufer einzeln über aktuelle Interessenten sprechen.
  • Der Verkäufer würde vor seinem Kundenbesuch gern wissen, ob im aktuellen Kundenprojekt alles im grünen Bereich ist. Auch möchte er sehen, ob der Kunde im Zahlungsrückstand ist. Beides sieht er aber im CRM nicht. So muss er noch extra telefonieren bzw. E-Mails schreiben, um vom Projektleiter und Buchhalter eine Auskunft zu bekommen. Was diese beiden Mitarbeiter ebenfalls Zeit kostet.

Genau hier können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten: mit direktem, einfachen Zugriff auf relevante Daten. Das spart jedem einzelnen Zeit, die für wichtigere Dinge genutzt werden kann. Und gleich arbeitet es sich entspannter und zufriedener.

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Dateninseln adieu!

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