08. März 2024
Excel hat sich über Jahrzehnte hinweg als eines der vielseitigsten Werkzeuge im Geschäftsumfeld etabliert. Auch im Vertrieb ist die Anwendung weit verbreitet. Von kleinen Start-ups bis zu großen Unternehmen schätzen viele die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von Excel, um Vertriebsaktivitäten zu steuern und zu analysieren.
Werfen wir mal einen genaueren Blick auf das "Sales Management by Excel":
Welche Funktionen und Möglichkeiten bietet dieses Werkzeug?
Und wo stößt es an Grenzen?
Darüber hinaus werfen wir einen Blick auf Alternativen und geben Empfehlungen für Unternehmen, die ihre Vertriebssteuerung optimieren möchten.
Es ist gut möglich, dass Excel für Ihre Zwecke eine vollkommen ausreichende Option ist. Vielleicht brauchen Sie aber auch mehr. Finden Sie es heraus!
Vorteile von Excel im Sales Management
Warum ist Excel so beliebt?
- Bekanntheit:
Eine der Stärken von Excel liegt in seiner Bekanntheit. Die meisten Mitarbeiter sind bereits mit den grundlegenden Funktionen von Excel vertraut, was die Einarbeitungszeit minimiert und die Produktivität steigert.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
Excel ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertriebsdaten und -prozesse nach ihren individuellen Anforderungen anzupassen. Von der Erfassung von Kundendaten bis hin zur Erstellung komplexer Vertriebsberichte kann jede Excel-Tabelle flexibel an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden.
- Individuelle Anpassung und Erweiterung:
Excel bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Vertriebsprozesse kontinuierlich zu optimieren und zu erweitern. Mit der Möglichkeit, eigene Formeln, Makros und Visual Basic for Applications (VBA) zu erstellen, können Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
- Kostenersparnis im Vergleich zu speziellen Vertriebsmanagement-Tools:
Für viele Unternehmen stellt Excel eine kostengünstige Lösung dar, da es in der Regel bereits Bestandteil der Microsoft Office Suite ist und daher keine zusätzlichen Kosten verursacht. Im Vergleich zu spezialisierten Vertriebsmanagement-Tools können Unternehmen mit Excel Kosten sparen, ohne auf Funktionalität und Flexibilität verzichten zu müssen.
Insgesamt bietet Excel eine Reihe von Vorteilen für das Vertriebs-Management und -Controlling, die es zu einem attraktiven Werkzeug für Unternehmen aller Größen machen.
Im nächsten Abschnitt befassen wir uns genauer mit den Funktionen und Möglichkeiten von Excel im Vertriebsmanagement.
Funktionen und Möglichkeiten von Excel im Vertriebs-Management
Excel bietet eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Vertriebsaktivitäten effektiv zu steuern und zu analysieren:
- Datenerfassung und -verwaltung:
Excel ermöglicht es, umfangreiche Daten zu Kunden, Produkten, Verkaufschancen und Umsätzen systematisch zu erfassen und zu verwalten. In einfachen Tabellen und Formularen können Vertriebsmitarbeiter Daten schnell und effizient eingeben und aktualisieren.
- Analyse von Vertriebsdaten und Leistungskennzahlen:
Excel bietet leistungsstarke Analysefunktionen, mit denen Unternehmen ihre Vertriebsdaten detailliert analysieren können. Mithilfe von Pivot-Tabellen, Diagrammen und Funktionen wie SUMMEWENN oder ANZAHL können Unternehmen Umsätze, Verkaufszahlen, Kundenentwicklungen und andere wichtige Leistungskennzahlen auswerten.
- Erstellung von Vertriebsberichten und Dashboards:
Excel ermöglicht es, benutzerdefinierte Vertriebsberichte und Dashboards zu erstellen, um wichtige Informationen übersichtlich darzustellen. Mit Formatierungsoptionen, bedingten Formatierungen und Pivot-Charts können Unternehmen aussagekräftige Berichte und Grafiken erstellen, die einen schnellen Überblick über die Vertriebsperformance bieten.
- Prognose und Planung:
Excel bietet Tools und Funktionen zur Prognose und Planung von Vertriebszielen und Umsätzen. Mit Trendanalysen, Regressionen und Szenario-Planungen können Unternehmen zukünftige Umsätze und Vertriebsziele prognostizieren und entsprechende Strategien entwickeln.
Durch die Nutzung dieser Funktionen und Möglichkeiten können Unternehmen ihre Vertriebsaktivitäten bis zu einem gewissen Grad steuern, analysieren und optimieren.
Was sind aber die Grenzen von Excel im Sales Management?
Grenzen von Excel im Sales Management
Obwohl Excel zweifellos viele Vorteile für das Sales Management bietet, stößt es auch an Grenzen:
- Begrenzte Skalierbarkeit bei großen Datenvolumen:
Excel stößt häufig an seine Grenzen, wenn es um die Verarbeitung großer Datenvolumen geht. Insbesondere bei umfangreichen Kunden- und Vertriebsdaten wird Excel träge und langsam.
- Mangelnde Automatisierung von Prozessen:
Im Vergleich zu spezialisierten Vertriebsmanagement-Tools sind die Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen in Excel begrenzt. Viele Vertriebsaufgaben müssen manuell durchgeführt werden. Das nimmt Zeit und Ressourcen in Anspruch und erhöht die Fehleranfälligkeit.
- Herausforderungen bei der Echtzeit-Datenverarbeitung:
Excel ist nicht für die Echtzeit-Datenverarbeitung ausgelegt. Vertriebsmitarbeiter können möglicherweise nicht immer auf aktuelle Informationen zugreifen. Dies führt zu verzögerten Entscheidungen und ineffizienten Arbeitsabläufen.
- Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Datensynchronisierung in Teams:
Bei der gemeinsamen Nutzung von Excel-Dateien können Probleme mit der Datensynchronisierung und Versionierung auftreten. Dies kann zu Inkonsistenzen in den Daten führen und erschwert die Zusammenarbeit im Vertriebsteam.
Diese Grenzen zeigen auf, dass Excel nicht die beste Lösung für alle Aspekte des Sales Managements ist.
Welche Alternativen für eine effiziente Vertriebssteuerung gibt es und was machen diese besser?
Alternativen zu Excel: Kennzahlenbasierte Vertriebssteuerung
Je nach individueller Situation profitieren Unternehmen von spezialisierter Vertriebsmanagement-Software oder anderen Alternativen:
- CRM-Systeme (Customer Relationship Management):
CRM-Lösungen bieten umfassende Funktionen für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, Vertriebsaktivitäten und Marketingkampagnen. Sie ermöglichen eine zentralisierte Erfassung und Verwaltung von Kundeninformationen sowie die Automatisierung von Vertriebsprozessen. CRM-Lösungen bieten oft auch erweiterte Analyse- und Reportingfunktionen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Insbesondere individuelle, tagesaktuelle Kennzahlen und daraus abgeleitete, teils auch automatisierte Prozesse sind ein Gamechanger.
- Vertriebsmanagement-Softwarelösungen:
Spezialisierte Tools für das Vertriebsmanagement bieten eine umfassende Palette von Funktionen für die Planung, Steuerung und Optimierung von Vertriebsaktivitäten. Diese Lösungen umfassen oft Funktionen wie Lead-Management, Opportunity-Tracking, Forecasting, Pipeline-Management und Performance-Analyse. Durch die Integration mit anderen Geschäftssystemen ermöglicht Vertriebsmanagement-Software eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing, Kundenservice und anderen Abteilungen.
- Business Intelligence Tools für erweiterte Analysen und Visualisierungen:
BI-Tools ermöglichen die Analyse großer Datenmengen und die Identifizierung von Trends, Mustern und Zusammenhängen in Vertriebsdaten. Diese Tools bieten erweiterte Analysefunktionen sowie leistungsstarke Visualisierungstools, um komplexe Daten in aussagekräftige Berichte, Dashboards und Diagramme umzuwandeln. Durch die Nutzung von BI-Tools gewinnen Unternehmen Einblicke, die zu optimierten Vertriebsstrategien und fundierteren Geschäftsentscheidungen beitragen.
Wo Excel an Grenzen stößt, drehen spezialisierte Vertriebs-Lösungen erst richtig auf.
Tiefere Analysen sowie zusätzliche Reports, individuelle Kennzahlen und automatisierte Prozesse bieten nur spezialisierte CRM-Lösungen und Co. mit zusätzlichen Funktionen und Möglichkeiten.
Fazit
- Excel bietet eine Vielzahl von Vorteilen im Vertriebsmanagement, darunter Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
- Dennoch stoßen Unternehmen bei der Nutzung von Excel im Vertrieb auch auf Grenzen, wie begrenzte Skalierbarkeit, mangelnde Automatisierung und Herausforderungen bei der Zusammenarbeit.
- Die Wahl des Tools im Sales Management hängt von den individuellen Anforderungen, Ressourcen und Zielen eines Unternehmens ab.
Unsere Empfehlung
- Für Einzelunternehmer und sehr kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und einfachen Anforderungen kann Excel eine vollkommen ausreichende Lösung sein.
- Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse basierend auf aussagekräftigen Kennzahlen und Reports weiter optimieren möchten, sollten alternative Tools zum Vertriebsmanagement in Betracht ziehen.
- Bei der Auswahl eines geeigneten Tools sollten Unternehmen zunächst ihre individuellen Anforderungen sorgfältig evaluieren. Vergleichen Sie verschiedene Lösungen, um die bestmögliche für ihr Unternehmen zu finden.
Checkliste: Brauchen Sie mehr als Excel für Ihre Vertriebssteuerung?
Anhand unser Checkliste können Sie schnell und einfach evaluieren, ob Excel für Ihre Zwecke (noch) ausreicht oder ob es sich für Sie auszahlt, Ihre Vertriebssteuerung auf ein höheres Level zu heben:
- Umfang Ihrer Vertriebsaktivitäten:
Wie groß ist Ihr Vertriebsteam und wie hoch ist die Anzahl der Kundenkontakte?
Berücksichtigen Sie dabei das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens und mögliche zukünftige Anforderungen an das Sales Management.
Sind Ihre Vertriebsaktivitäten so umfangreich, dass Sie von einer spezialisierten Vertriebsmanagement-Software profitieren könnten?
- Komplexität Ihrer Vertriebsprozesse:
Welche unterschiedlichen Vertriebsaktivitäten führt Ihr Unternehmen durch?
Wie komplex sind die damit verbundenen Daten, Kennzahlen und Analysen?
- Skalierbarkeit:
Kann Excel mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mithalten und Ihre steigenden Anforderungen im Sales Management erfüllen?
- Benötigte Funktionen und Kennzahlen:
Welche spezifischen Funktionen und Kennzahlen sind für die effektive Steuerung Ihres Vertriebs erforderlich (z. B. Kontaktverwaltung, Pipeline-Analyse, Umsatzprognosen usw.)?
Welche dieser Funktionen und Kennzahlen kann Excel abbilden, welche nicht?
- Analysen:
Reichen die Cockpit- und Diagrammfunktionen von Excel aus? Ab wann müssen weitere Datenquellen für Pivotanalysen integriert werden?
- Teamwork:
Welche Anforderungen haben Sie für die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Vertriebsteams (Datenfreigabe, mobiler Zugriff, etc.)?
Bietet Excel ausreichende Möglichkeiten für die effiziente Zusammenarbeit Ihrer Teams?
Sollen mehrere Personen gleichzeitig an einer Opportunity arbeiten können?
- Zugriff:
Möchten Sie steuern, welcher Mitarbeiter welchen Verkaufsfall (Opportunity) lesen bzw. bearbeiten darf?
- Historie/Journal:
Möchten Sie Änderungen protokollieren und auf historische Daten zugreifen können?
- Automatisierung:
Sollen bei Statusänderungen Prozesse gestartet werden?
Soll beim Erreichen eines bestimmten Datumswerts erinnert werden?
- Integration Drittsysteme:
Sollen Daten mit Drittsystemen ausgetauscht werden, z. B. Summen in ein Angebotsprogramm oder Kontaktdaten aus einem Adressbuch übernehmen?
- Kundenakte:
Möchten Sie je Kunde eine digitale Akte führen und mehr als nur Verkaufschancen einsehen?
- Kosten:
Welchen Mehrwert – neben der Vertriebssteuerung – bietet das CRM-System?
Ist der langfristige Nutzen einer CRM-Lösung die zusätzlichen Kosten wert?
Die passende Lösung
Wenn Sie die Effektivität Ihrer Vertriebssteuerung maximieren möchten, lohnt es sich über die richtigen Werkzeuge und Strategien nachzudenken.
Management aus dem Bauch heraus ist nicht Ihr Ding? Unseres auch nicht – wir verlassen uns lieber auf messbare Kennzahlen.
Unser Motto: Nur was man messen kann, kann man auch verbessern.
Professionelles Sales Management
Sie stoßen mit Excel an Grenzen? In einem kurzen Online-Check mit uns erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Tools und Kennzahlen Ihren Vertriebserfolg steigern können.
