Blindflug, den sich niemand leisten kann

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Haus bauen – doch unter dem Gelände liegen Blindgänger aus alten Kriegszeiten. Bevor Sie loslegen, würden Sie diese selbstverständlich räumen lassen, oder nicht?

Dasselbe gilt für Ihre CRM-Einführung.

Denn in Ihren Kundendaten, Excel-Listen und verwaisten Access-Datenbanken schlummern möglicherweise tückische Blindgänger: doppelte Einträge, veraltete Kontakte, inkonsistente Formate. Ohne eine gründliche Inventur wird Ihr neues CRM nicht zum Turbo, sondern zum teuren Blindflug.

Die gute Nachricht: Unser SOL4 CRM-Ready-Check ist der Kampfmittelräumdienst für Ihre Daten. Er findet die Minen – bevor sie Ihr Projekt sprengen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• Warum selbst ‘ganz ordentliche’ Daten für ein neues CRM-System oft tickende Zeitbomben sind
• Wie Sie versteckte Risiken aufspüren – ohne monatelange Analyse
• Warum ein Check vor der Einführung Sie vor teuren Notoperationen bewahrt

Lesen Sie weiter – es geht um mehr als nur saubere Daten. Es geht darum, Ihr CRM-Projekt von Anfang an zum Erfolg zu machen.

Warum Daten-Minen jedes Projekt sprengen

Sie haben sich entschieden: Ein neues CRM-System soll Vertrieb, Service und Marketing endlich auf ein gemeinsames Fundament stellen. Die Motivation ist groß, die Ziele sind definiert, ein zeitlicher Rahmen ist ins Auge gefasst.

Aber haben Sie auch an die Minen unter der Oberfläche gedacht?

Gemeint sind keine offensichtlichen Migrations-Herausforderungen. Sondern versteckte Brisanzkörper, die erst hochgehen, NACHDEM Sie Zeit und Budget investiert haben:

Mine Nr. 1: Der Doppelgänger-Sprengsatz

In Ihrem aktuellen System (ob Excel, Outlook oder altes CRM) lauern garantiert Dubletten. Nicht nur "GmbH" vs. "GesmbH & Co. KG". Sondern subtilere Varianten:

• "Dr. Müller" in Vertriebsliste vs. "Andreas Müller (Dr.)" in Rechnungstellung
• "BMW AG München" vs. "Bayrische Motorenwerke (Hauptsitz)"

Warum das gefährlich ist:

• Vertriebsmitarbeiter bearbeiten denselben Kunden doppelt
• Marketing sendet identische Mailings an dieselbe Person
• Reporting liefert verfälschte Zahlen

"Aber wir haben doch vor der Migration bereinigt", hören wir oft. Die Realität: Ohne professionelle Herangehensweise übersieht man das meiste leicht.

Mine Nr. 2: Der Formatierungs-Schützengraben

Ihr Datenbestand hat sich über Jahre entwickelt – und das meist nicht nach einheitlichen Regeln:

• Telefonnummern als "01/123456", "+43 1 123456" oder "00431123456"
• Adressen mit/ohne Länderkürzel
• Freitextfelder als „Mistkübel“ für Zusatzinfos

Warum das knallt:

Moderne CRM-Systeme brauchen strukturierte Daten. Bei der Migration passiert sonst Folgendes:

• 30 % der Kontakte wird keine korrekte Region zugeordnet
• Prozess-Automatisierungen scheitern
• Schnittstellen produzieren Fehlermeldungen

Mine Nr. 3: Die Prozess-Sprengfallen

Die heimtückischsten Minen sind unsichtbar: Abläufe, die in der Praxis ganz anders funktionieren als in der Theorie. Zum Beispiel:

• Der Vertrieb nutzt eigentlich Outlook-Kalender statt CRM-Aktivitäten
• Die Serviceabteilung speichert wichtige Kundeninfos in WhatsApp
• Der Key Account Manager hat seine Top-Kunden "aus Prinzip" nicht im System

Warum das zur Detonation führt:

Das schönste CRM nützt nichts, wenn:

• die Daten nicht der Realität entsprechen
• das Team Workarounds statt des Systems nutzt
• wichtige Informationen im Nirvana verschwinden

Die Lösung? Minenräumung vor dem Betreten des Geländes

Genau hier setzt der SOL4 CRM-Ready-Check an:

1. Detektor-Phase: Systematische Analyse Ihrer Datenlandschaft
2. Sprengstoff-Identifizierung: Wo liegen die kritischen Risiken wirklich?
3. Entschärfungsplan: Konkrete Maßnahmen vor der Migration

"Brauchen wir das wirklich?" werden Sie sich vielleicht fragen. Die Antwort kommt in Form einer Gegenfrage:

Würden Sie ein Haus auf ein vermintes Grundstück bauen – in der Hoffnung, dass schon nichts explodieren wird?

(Im nächsten Kapitel erläutern wir, wie der CRM-Ready-Check konkret funktioniert und warum selbst vermeintlich "kleine" Datenprobleme später ungeahnte  Kosten verursachen.)

Wie Sie Ihre Daten bombensicher machen

Sie wissen jetzt: In Ihren Daten schlummern gefährliche Blindgänger. Die Frage ist nicht ob, sondern wie viele – und wie Sie sie entschärfen, bevor Ihnen Ihr CRM-Projekt um die Ohren fliegt.

Genau dafür haben wir den SOL4 CRM-Ready-Check entwickelt. Der ist kein theoretisches Gutachten, sondern eine praxistaugliche Prüfung für bombensichere Daten.

So funktioniert die Entschärfung:

1. Detektor-Lauf (Daten-Scan)

• Wir analysieren Ihre bestehenden Daten systematisch.
• Was wir finden: Dubletten, Lücken, inkonsistente Formate und "Datensümpfe" (z. B. Freitextfelder mit versteckten Infos).
• Beispiel aus unserer Beratung:

Bei einem Handelsunternehmen fanden wir 800 Kontakte mit dem Feld „Branche: Sonstige“, darunter:

• • 120 Mal „IT“ (statt „Informationstechnologie“)
  • 90 Mal „Gastronomie“ (teils als „Restaurant“, „Hotel“ oder „Catering“)
  • 60 Mal „Automotive“ (in verschiedenen Schreibweisen)

Die Folgen ohne Bereinigung: 

• • Vertriebs-Kampagnen trafen nur 40% der Zielgruppe
  • Reporting zeigte verfälschte Marktanteile
  • Kosten: ~15 Arbeitsstunden/Monat für manuelle Nachbearbeitung

2. Minenkarte erstellen (Risiko-Score)

• Nicht alle Datenprobleme sind gleich gefährlich. Wir priorisieren nach:

• • Sprengkraft: Wie stark beeinträchtigt das Problem Ihr CRM?
  • Detonationszeitpunkt: Tritt es sofort bei Go-Live auf oder später?

3. Entschärfungs-Kit (Lösungsplan)

• Wir liefern Ihnen keinen 100-Seiten-Bericht, sondern klare Handlungsempfehlungen à la:

• • "Diese 3 Datenfelder müssen zwingend bereinigt werden – der Rest kann später folgen."
  • "Diese Workarounds Ihres Teams werden das CRM unterminieren – so umgehen Sie das."
  • "Migrieren Sie diese Daten NICHT – sie ruinieren Ihre Reporting-Qualität."

Was den CRM-Ready-Check einzigartig macht:

• ✅ Praxistauglich:
  Wir sagen Ihnen nicht nur, was gefährlich werden kann, sondern auch, wie Sie es mit vertretbarem Aufwand fixen.
• ✅ Systemunabhängig:
  Egal für welches System Sie sich nach dem CRM-Ready-Check entscheiden: die Daten-Grundlagen sind immer dieselben.
• ✅ Zeit- und kostensparend:
  Ein Kunde sparte 15.000 €, weil wir vor der Einführung erkannten, dass 40 % seiner 'aktiv genutzten' Kontakte längst obsolet waren.

Was Ihnen CRM-Anbieter oft verschweigen

Ein Systemwechsel löst keine Datenprobleme. Er macht sie nur sichtbar.
Beispiel: Ihre Excel-Notation „01/23456“' wird auch im teuersten CRM nicht zu „+43 1 23456“.

Fakt ist:

• Kein CRM der Welt kann schlechte Daten in gute verwandeln.
• Je später Sie bereinigen, desto teurer wird es.

Der CRM-Ready-Check ist Ihre beste Chance, das Problem an der Wurzel zu packen – bevor Sie Budget in eine Lösung stecken, die an Ihren Daten scheitert.

(Im nächsten Kapitel zeigen wir, was passiert, wenn Sie die Minen ignorieren – und wie andere Unternehmen den Check genutzt haben.)

Die Wahrheit über CRM-Einführungen: Warum Sie JETZT prüfen sollten

Szenario 1: Die typische CRM-Pleite (oder: Wie Minen Ihr Projekt zerfetzen)

Das neue CRM ist live! Nach 6 Monaten Vorbereitung, Schulungen und vielversprechenden Meetings. Doch schon nach 4 Wochen passiert Folgendes:

• Der Vertrieb weigert sich, das System zu nutzen ("Die Kundendaten sind ja komplett daneben!")
• Die Marketing-Automatisierung spuckt Fehlermeldungen ("Warum werden Rechnungsadressen als Newsletter-Empfänger importiert?")
• Die IT-Abteilung klagt über erhöhten Supportaufwand („Wir verbringen 30% unserer Zeit mit manuellen Datenkorrekturen – das war nicht Teil des Plans.")

Resultat: Das CRM wird zum teuren Digital-Friedhof. Mitarbeiter kehren aus Frust zu Excel zurück. Und Sie stehen da mit:

• Tausenden € verbranntem Budget
• Enttäuschten Teams
• Einem Daten-Chaos, das jetzt noch schwerer zu bereinigen ist

Das ist kein Pessimismus – sondern leider Realität in zu vielen CRM-Projekten.
 
Szenario 2: Der SOL4-Entschärfungsweg (oder: Wie Sie die Detonation verhindern)

Derselbe Ausgangspunkt – aber MIT CRM-Ready-Check:

1. Vor der CRM-Einführung kennen Sie Ihre Daten-Risiken (z. B. "42 % Ihrer Kontakte haben keine korrekte Branchenzuordnung – das wird Ihr Segmentierungs-Konzept killen)
2. Sie bereinigen, bevor die Migration startet (statt teurer Nachbereinigung im Live-System)
3. Beim Go-Live funktioniert das CRM sofort, weil:

• • die Daten passen
  • die Prozesse zum Team-Verhalten passen
  • keine Überraschungen auftauchen

Resultat:

• Teams, die das System freiwillig und gern nutzen
• Ein Management, das sieht und versteht, wofür das Budget verwendet wurde

Die 3 unheilvollsten Mythen über CRM-Daten – und die Wahrheit

1. "Wir migrieren erst mal alles – bereinigen kann man später"
   Wahrheit: Nachbereinigung ist aufwändiger und stört den laufenden Betrieb. Zudem verlieren Sie das Vertrauen Ihres Teams.
2. "Unser CRM-Anbieter hilft uns bei der Datenaufbereitung"
   Wahrheit: Anbieter entwickeln Software – sie prüfen nicht, ob Ihre Daten sinnvoll sind.
3. "Unsere Daten sind doch ganz okay"
   Wahrheit: In mehr als 20 Jahren haben wir selten Unternehmen gesehen, bei denen das so war. 

Was Sie jetzt tun sollten (bevor es knallt)

• Erkennen: Ihr Daten-Problem ist größer als Sie denken (aber lösbar)
• Priorisieren: Nicht alles muss perfekt sein – aber die kritischen Stolpersteine müssen raus
• Handeln:

• • Option A: Selbst analysieren (und riskieren, einen Großteil der Probleme zu übersehen)
  • Option B: Mit dem SOL4-CRM-Ready-Check sicheren Boden schaffen

Sie würden wahrscheinlich kaum in ein Minenfeld rennen, in der Hoffnung, schon nichts zu treffen. Warum beim CRM riskieren?

(Im nächsten Kapitel beantworten wir Ihre drängendsten Fragen – und warum sogar "schlechte" Checks besser sind als gar keine.)

FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM-Ready-Check

1. "Wie lange dauert der CRM-Ready-Check – und was kostet das?"

Der CRM-Ready-Check dauert nicht einmal einen Tag. Dabei werden wir Ihre Daten prüfen und weitere wichtige Punkte wie Schnittstellen und Prozesse analysieren.
Kosten? Deutlich weniger, als spätere Bereinigungen oder eine gänzlich gescheiterte CRM-Einführung verschlingen würden.

2. "Können wir das nicht selbst machen?"

Klar – wenn Sie jemanden im Team haben, der:

• CRM-Datenmigrationen schon sehr oft durchgeführt hat
• weiß, welche Fehler oft erst NACH dem Go-Live auftauchen
• die Daten strukturiert analysieren kann.

Falls nicht, ist es wie eine Blinddarm-OP nach YouTube-Tutorial.

Realbeispiel: Ein Kunde bereinigte selbst – und übersah 1.800 Dubletten, weil sein Filter "GmbH" und "GmbH & Co. KG" nicht als Duplikate erkannte. Der SOL4 CRM-Ready-Check identifiziert auch versteckte Dubletten.

3. "Was, wenn der Check zeigt, dass unsere Daten eine Katastrophe sind?"

Dann haben Sie gerade viel Geld gerettet. Besser VOR der CRM-Einführung einen kleinen Rückschlag hinnehmen als nach der teuren Einführung vollends scheitern.

4. "Wir haben noch kein CRM – was gibt es da zu prüfen?"

Gerade dann! Sie sollten unbedingt Ihre alten Daten für Ihr neues CRM aufbereiten. Ihre aktuellen Datenquellen (Excel, Outlook, ERP) sind unterschiedlich strukturiert und damit noch weniger konsistent als bestehende CRM-Daten. Typische Funde:

• "Schwarze Löcher": Wichtige Informationen, die nur ein einziger Mitarbeiter in seinen privaten Notizen hat
• "Zombie-Daten": Kontakte, die seit Jahren nicht mehr genutzt werden (die aber migriert würden)
• "Feld-Friedhöfe": Excel-Spalten, die keiner mehr versteht (z. B. "Info_3_alt")

Letzte Frage an Sie:

Wollen Sie wirklich riskieren, dass Ihr CRM-Projekt an vermeidbaren Datenfehlern scheitert – nur weil Sie keinen Vorab-Check gemacht haben?

(Im letzten Kapitel zeigen wir, wie Sie ganz einfach starten – ohne Bürokratie.)

Eine vielleicht unbequeme Wahrheit über CRM-Projekte

Es gibt nur zwei Arten von Unternehmen:

1.    Diejenigen, die ihre Daten vor der CRM-Einführung prüfen und

→ deren Teams nach 3 Monaten produktiv mit dem System arbeiten
→ deren Management klare ROI-Zahlen sieht
→ deren Vertrieb tatsächlich Zeit spart

2.    Alle anderen, 

→ deren CRM nach einem Jahr in der "Digitalen Schublade" landet
→ die dann doppelt zahlen (Erst die Software, dann die Nachbesserung)
→ deren Mitarbeiter weiterhin mit Excel-Listen arbeiten

Die gute Nachricht:  Sie entscheiden gerade, zu welcher Gruppe Sie gehören wollen.

Warum "Abwarten" Ihr größtes Risiko ist

"Aber wir müssen uns doch erst für ein CRM entscheiden!" denken Sie jetzt vielleicht.
Dabei ist gerade JETZT – noch bevor Sie in die Systemauswahl einsteigen – der perfekte Zeitpunkt für den CRM-Ready-Check:

• Datenqualität ist systemunabhängig: Egal welches System von welchem Hersteller – schlechte Daten ruinieren jedes CRM
• Kostenfallen vermeiden: Je später Sie bereinigen, desto teurer wird es

Ihr nächster Schritt (einfacher als Sie denken)

Der SOL4 CRM-Ready-Check bringt Sie in 3 einfachen Schritten auf die sichere Seite:

1. CRM-Ready-Check buchen (30 Sekunden für ein Mail oder einen kurzen Anruf – wir vereinbaren umgehend einen Termin mit Ihnen)
2. CRM-Ready-Check durchführen (Ihr Aufwand: nur 3-4 Stunden. Wir zeigen Ihnen in 1 Tag, wo Ihre größten CRM-Stolperfallen liegen)
3. Maßnahmen umsetzen (Mit unseren Handlungsempfehlungen bereinigen Sie gezielt die kritischen Punkte)

Und dann sind Sie wirklich bereit, um:
•    die passende CRM-Lösung auszuwählen
•    einen reibungslosen Migrationsprozess zu planen
•    von Anfang an den vollen Nutzen aus Ihrem CRM zu ziehen

Mehr Lesestoff rund um den CRM-Ready-Check

CRM-Einführung: Daten checken!

Der einzige Fehler, den Sie jetzt noch machen können? Zu warten, bis Datenprobleme Ihr Projekt zum Scheitern bringen.

Jetzt CRM-Ready-Check machen!