1. Warum viele CRM-Projekte ins Straucheln geraten – und wie Sie es vermeiden

„Wir brauchen jetzt ein CRM. Schnell.“ So begann das Erstgespräch mit einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebs aus dem Maschinenbau. Alles war eigentlich bereit: Budget freigegeben, Projektteam definiert, Software grob ausgesucht. Aber der Kunde wollte Zeit sparen – und verzichtete auf eine vorgelagerte Analyse.

Sechs Monate später: Chaos. Das CRM wurde eingeführt, aber kaum genutzt. Datenmüll, interne Spannungen, fehlende Prozesse.
Ergebnis: Das Projekt wurde auf Eis gelegt. Der Kunde verlor nicht nur wertvolle Zeit – sondern auch rund € 50.000 an externen Leistungen und Lizenzkosten. Ganz zu schweigen von der internen Frustration.
Diese Geschichte ist leider kein Einzelfall. In der CRM-Beratung sprechen wir oft mit Unternehmen, die zwar technologisch und organisatorisch an ein CRM denken – aber strukturell völlig unvorbereitet sind.

Fakten, die weh tun

CRM-Projekte scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern an der fehlenden Vorbereitung.
Studien belegen das regelmäßig – unter anderem Gartner: Rund 60 % der CRM-Projekte verfehlen ihre Ziele, nicht weil die Software schlecht ist, sondern weil Unternehmen sich nicht die richtigen Fragen vor Projektstart stellen.
Und diese Zahl könnte noch höher sein – denn viele Projekte, die „irgendwie laufen“, entfalten trotzdem nicht den erhofften Nutzen: Kein besserer Vertrieb, keine zufriedeneren Kunden, keine Effizienzgewinne.

Die 3 größten Illusionen vor dem Projektstart

1. „Unsere Excel-Listen sind doch ganz okay…“

Ein Klassiker. Viele Unternehmen unterschätzen das Risiko von unsauberen, verteilten und veralteten Daten.

• Dubletten, Tippfehler, unvollständige Einträge
• Vertrieb, Service und Marketing arbeiten mit unterschiedlichen Listen
• Kein einheitliches Verständnis davon, was ein „Lead“ überhaupt ist

Ergebnis: Das neue CRM wird zur teuren Daten-Müllhalde. Statt Transparenz entsteht Frust.

2. „Das CRM wird unsere Prozesse schon richten…“

Ein weit verbreiteter Irrglaube: Man führt ein CRM ein – und plötzlich sind die Prozesse automatisch besser.
Fakt ist: Das CRM bildet Ihre bestehenden Abläufe ab – gut oder schlecht.

• Keine definierten Verkaufsphasen? Das CRM fragt trotzdem danach.
• Unterschiedliche Abläufe je nach Abteilung? Chaos vorprogrammiert.
• Kein klares Lead Management? Dann wird aus keinem Lead ein Kunde.

Ein CRM ist kein Zauberstab. Ohne klare Prozesse wird es nicht funktionieren – sondern nur noch deutlicher zeigen, wo es hakt.

3. „Unsere Leute sich schnell an das neue System gewöhnen …“

Dieser Glaube kann teuer werden. Denn CRM bedeutet Veränderung – und Menschen sind bekanntlich Gewohnheitstiere.

• Das CRM erfordert neues Verhalten im Alltag.
• Die Arbeit wird transparenter, messbarer – das erzeugt Widerstand.
• Ohne frühzeitige Einbindung & Kommunikation: Abwehrhaltung pur.

Ergebnis: Die Einführung wird blockiert, das System nicht genutzt – und das Projekt entgleitet.

Ohne CRM-Ready-Check starten Sie im Blindflug – und könnten unsanft landen.

Sie merken es schon:
Ein CRM-Projekt ist kein Software-Upgrade. Es ist ein Transformationsprojekt.
Und der Erfolg steht und fällt mit der Bereitschaft des Unternehmens.
Wer ohne vorbereitenden Check startet, spart an der falschen Stelle – und zahlt später drauf.

2. Was der SOL4 CRM-Ready-Check ändert

Weg vom Bauchgefühl – hin zu datenbasierter CRM-Vorbereitung

Viele Unternehmen starten ein CRM-Projekt mit besten Absichten – aber ohne Klarheit.
Was fehlt, ist ein strukturierter Blick auf die eigene Reife, die tatsächlichen Bedürfnisse und die Stolperfallen, die sich hinter Prozessen, Daten und Menschen verstecken.
Genau hier setzt der SOL4 CRM-Ready-Check an.

Unser CRM-Ready-Check ist keine theoretische Spielerei, sondern ein praxisbewährtes Analyse-Tool mit System. Ziel: In wenigen Schritten sichtbar machen, wo Ihr Unternehmen wirklich steht – und ob ein CRM-Projektstart zum jetzigen Zeitpunkt sinnvoll und erfolgsversprechend ist.

✅ So stellen wir sicher, dass Ihr CRM-Projekt auf festem Boden steht

1. Daten-Audit

"Wie sauber sind Ihre Kontakte wirklich?"
👉 Spoiler: In 8 von 10 Fällen finden wir bei KMUs mindestens 30 % unbrauchbare Datensätze.
Dazu gehören:

• Dubletten
• falsche oder veraltete E-Mail-Adressen
• uneinheitliche Formatierungen (Hallo, Frau M. MÜLLER!)

Warum das wichtig ist: Ein CRM lebt von Datenqualität. Schlechte Daten = schlechte Entscheidungen.

2. Prozess-Check

"Wo hakt es – und was ist überhaupt standardisiert?"
Ein CRM bildet Ihre täglichen Abläufe ab – vom Lead bis zur Kundenbindung. Wir analysieren:

• Gibt es definierte Prozesse für Vertrieb, Service, Marketing?
• Wo sind die Pain Points in den Abläufen?
• Welche Medienbrüche (z. B. zwischen verschiedenen Softwarelösungen, Plattformen oder manuellen Prozessen) kosten täglich Zeit und verursachen Fehler?

Unser Ziel: Die Prozesse fit machen, bevor sie digitalisiert werden.

3. Team-Fitness-Test

"Wer blockiert – und wer treibt an?"
CRM-Einführung bedeutet Wandel. Und Wandel braucht Menschen, die mitziehen.

• Welche Rollen gibt es intern?
• Gibt es Key User – oder nur Skeptiker?
• Ist das Management wirklich committed?

Unser Fitness-Check zeigt, ob Ihre Organisation für den nächsten Schritt bereit ist – oder ob es zuerst noch internes Alignment braucht.

4. Technologie-Kompatibilität

"Ist Ihr IT-Ökosystem bereit für ein CRM?"
Ein CRM ist kein Solist. Es muss in Ihre bestehende Systemlandschaft passen – technisch und logisch. Wir checken:

• Schnittstellen zu ERP, DMS, Buchhaltung, etc.
• Medienbrüche & doppelte Datenpflege
• Integrationspotenzial & Risiken

Ziel: Keine bösen Überraschungen à la „Unsere Buchhaltung hasst das neue CRM“.

5. ROI-Prognose

"Wann und wie rechnet sich ein CRM für Sie?"
Ein CRM ist eine Investition – keine Kostenstelle. Aber: Nur wenn die Ziele klar und realistisch sind. Wir helfen dabei, diese Fragen zu beantworten:

• Was ist Ihr Ziel hinter der CRM-Einführung?
• Welche KPIs sollen später gemessen werden?

Manchmal ist die ehrlichste Erkenntnis: „Jetzt ist noch nicht der richtige Zeitpunkt.“ – Und auch das spart viel Geld.

💡 Der Aha-Effekt – Was unsere Kunden sagen

„Wir wussten gar nicht, dass wir das nicht wussten.“ (CRM-Projektleiter eines mittelständischen Kunden nach dem CRM-Ready-Check)

Genau das ist der springende Punkt:
Der Check schafft Klarheit – noch bevor erste Angebote eingeholt oder Softwareprodukte präsentiert werden.

CRM-Einführung mit vs. ohne Ready-Check

Fazit: Der CRM-Ready-Check ist kein optionales „Nice-to-have“ – er ist der Fundament-Check vor dem Hausbau.

3. Ihr Erfolgsweg – Wie der CRM-Check die Weichen stellt

Erfolgsbeispiel: Von Chaos zu Klarheit – und 20 % mehr Umsatz

Ein mittelständischer Dienstleister aus der Gebäudetechnik wollte sein bestehendes System ablösen. Die Anforderungen waren diffus, das Vertriebsteam arbeitete größtenteils „aus dem Kopf“. Statt direkt ein CRM auszuwählen, entschieden der Kunde sich für den CRM-Ready-Check. Das Ergebnis war augenöffnend:

• 43 % der Datensätze waren fehlerhaft oder doppelt
• Es gab fünf (!) verschiedene Arten, ein Angebot zu erstellen
• Das Vertriebsteam war gespalten: Die „Digitalisierungs-Willigen“ vs. die „Excel-Verteidiger“

Erst nach gezielter Bereinigung, Prozessharmonisierung und Teambuilding ging es los mit der Systemauswahl.

Und heute?

• Die Angebotserstellung ist automatisiert
• Leads werden zentral gepflegt und systematisch verfolgt
• Der Vertrieb hat 20 % mehr Abschlussquote innerhalb eines Jahres erreicht

Weil das Fundament gestimmt hat.

Die 3 Sofort-Entscheidungen nach dem Check

Der CRM-Ready-Check von SOL4 liefert keine Datenfriedhöfe – sondern klare Handlungsoptionen. Am Ende des Checks stehen Sie vor einer klaren Entscheidung:

1. ✅ „Go!“ – Sie starten mit Plan und Rückenwind
Die Voraussetzungen sind gegeben, die Prozesse klar, das Team motiviert – und Sie haben ein realistisches Zielbild. Jetzt kann die Systemauswahl fundiert beginnen.
Vorteil: Kein Bauchgefühl, sondern belastbare Entscheidungen.

2. 🔄 „Pivot!“ – Erst Prozesse, dann CRM
Der CRM-Ready-Check zeigt: Der Wille ist da, aber die Basis fehlt noch. Dann heißt es: Prozesse optimieren, Daten bereinigen, Team vorbereiten – bevor Sie investieren.
Vorteil: Sie sparen nicht nur Geld, sondern gewinnen Vertrauen im Unternehmen.

3. ⛔️ „Stop!“ – Projekt (noch) nicht starten
Auch das ist eine valide Option – und manchmal die beste. Wenn z. B. das Projekt intern nicht getragen wird oder der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, dann heißt es: lieber jetzt stoppen als später scheitern.
Vorteil: Sie bewahren Ihr Budget – und Ihre Reputation.

CRM braucht ein Fundament – und das testen wir mit Ihnen

Sie würden doch auch kein Haus bauen, ohne den Boden zu prüfen – warum also ein CRM ohne Ready-Check?
Der CRM-Ready-Check hilft Ihnen, die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung zu schaffen, indem er Ihnen die nötige Klarheit verschafft. Statt blind ins Projekt zu starten, wissen Sie nach dem Check genau, ob und wie Ihr CRM-Projekt sinnvoll umgesetzt werden kann. So stellen Sie sicher, dass Ihr CRM nicht nur läuft, sondern auch echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bringt.

Was unsere Kunden sagen

„Ohne den SOL4 CRM-Check hätten wir wahrscheinlich eine schöne Software – aber keine Verbesserung.“ – Vertriebsleiter eines Industriebetriebs mit 85 MA
„Der Check hat mehr gebracht als ein 2-Tage-Workshop mit einem CRM-Anbieter.“ – IT-Leiter eines Vereins mit 45.000 Mitgliedern

4. Fazit: Der CRM-Ready-Check – Ihr Schlüssel zu einem erfolgreichen CRM-Projekt

Die Einführung eines CRM-Systems ist ein bedeutendes Vorhaben, das mit der richtigen Vorbereitung die Grundlage für langfristigen Erfolg legt. Ohne den CRM-Ready-Check riskieren Sie, in typische Fallstricke wie schlechte Datenqualität, fehlende Prozesse oder Widerstand im Team zu geraten.

Der Check gibt Ihnen die nötige Klarheit, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen können – bevor Sie Zeit und Geld investieren.

Ihr Nutzen: Klare Entscheidungssicherheit statt teurer Irrwege

Mit dem CRM-Ready-Check erhalten Sie:

• Eine systematische Analyse Ihrer Ausgangssituation, die auf Ihren spezifischen Prozessen, Daten und Teamstrukturen basiert.
• Eine fundierte Grundlage für eine maßgeschneiderte CRM-Strategie mit klaren Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise.
• Eine eindeutige Entscheidungshilfe: Go, Pivot oder Stop.

Unser Versprechen:
Unabhängig. Ehrlich. Ergebnisoffen. Wenn wir erkennen, dass ein CRM-Projekt derzeit nicht sinnvoll ist, sagen wir es Ihnen – bevor Sie investieren.

Mehr Lesestoff rund um den CRM-Ready-Check

CRM-Einführung: Sind Sie bereit?

 

Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, Ihre CRM-Bereitschaft zu prüfen und den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung zu legen.

Jetzt CRM-Ready-Check machen!