Gruppentermine und mehr mit TimeFleX

Grandioser Überblick in einem smarten Tool

Von der Urlaubsplanung über die Planung gemeinsamer Meetings, die Verfügbarkeit von Supportmitarbeitern bis hin zur Einsatzplanung für Außendienstmitarbeiter – diese und weitere Anlässe erfordern eine schnelle Übersicht über die Termine eines ganzen Teams oder einer Abteilung.

Geht das nicht in Ihrer Groupware – Microsoft Outlook oder HCL Notes? Ganz klar: nein!

Beide Systeme bieten zwar sowohl die Möglichkeit auf andere Kalender zuzugreifen (wenn entsprechende Berechtigungen erteilt wurden) als auch einen so genannten Gruppenkalender.
Letzteren allerdings nur dem Namen nach, da dieser die klassischen Anforderungen an einen Gruppenkalender nicht erfüllt. Anwender haben daher für die Teamplanung oft wieder auf Excellisten oder den altgedienten, analogen Wandkalender zurückgegriffen - mit allen bekannten Nachteilen.

Die häufigsten Anforderungen an einen Gruppenkalender sind:

• Grafische Ansichten, auch über längere Zeiträume (z. B. 1 Jahr)
• Kategorisierte Anzeige der Termine (nach Team bzw. Abteilung, nach Standort, nach Aufgabe)
• Einblenden von Arbeitszeiten inklusive Pausen
• Integration von Ressourcen (z. B. Räume, Ausstattung, Equipment, …)
• Einfärben von Terminen (nach Kategorie, Mitarbeiter, Verfügbarkeit)
• Gleichzeitige Suche in mehreren Kalendern
• Mobiler Zugriff auf Gruppenkalender

Alles das kann das überaus smarte Tool TimeFleX.
TimeFleX macht aus Ihren einzelnen User-Kalendern ein großes Ganzes mit Mehrwert, sorgt für Übersichtlichkeit über alle Gruppen/Abteilungen und ermöglicht die zentrale und schnelle Planung:

• Suchen Sie überall gleichzeitig!
  Im Gegensatz zu Outlook oder Notes kann TimeFleX alle Einzelkalender global mit einer Anfrage durchsuchen.
• Suchen Sie definierte Zeitfenster
  Für eine bessere Übersicht können z.B. bestimmte Zeitfenster (auch innerhalb einer Gruppe) angezeigt werden.

Der zentrale Gruppenkalender dient außerdem als Basis für:

• die Ansteuerung digitaler Türschilder. Zeigen Sie vorhandene Reservierungen an und buchen Sie Räume direkt am Display.
• Catering und Services: buchen Sie komfortabel Verpflegung oder Dienstleistungen im Rahmen von Terminen oder Meetings.
• Desk-Sharing: gewinnen Sie den Überblick, welche Personen wann an welchem Ort arbeiten und buchen Sie Tische/Schreibtische für Einzeluser oder Teams.

Verwenden können Sie den TimeFlex-Kalender

• im Browser,
• als App oder
• integriert in Microsoft Outlook oder HCL Notes.

TimeFleX Gruppenkalender können Sie kaufen oder mieten. Die Software wird bei Ihnen installiert oder kann von uns als Service zur Verfügung gestellt werden.

Übersichtlich und effizient mit TimeFlex Gruppentermine schnell finden statt lange zu suchen? Ihre Fragen zu TimeFleX beantwortet Ihnen gern unser Experte Stefan Chyba. Alles im Blick mit TimeFleX