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Success Story: Maßgeschneiderte Branchenlösung

10. März 2020

von Maria Manuelian | 10.03.2020

 

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Intelligente Brachenlösung für Promotionageturen mit CAS genesisWorld und SOL4-Webportal 

Dass CAS genesisWorld eine vielseitig einsetzbare, flexible Lösung ist, ist bekannt. Dennoch ist es immer wieder überraschend zu sehen, wie sich mit wenigen Handgriffen Lösungen entwickeln lassen, wie sie maßgeschneiderter kaum sein könnten: So haben wir bei unserem Kunden Media & Mehr Promotion GmbH, einer Promotion-Agentur aus Wien, eine Lösung entwickelt, die nicht nur den Mitarbeitern im Office die Planung und Abwicklung von Aufträgen massiv erleichtert, sondern es auch den externen Mitarbeitern (Promotoren) möglich macht, ihre Daten selbst zu warten, zeitnah an aktuelle Informationen zu kommen und durch ihre aktive Mithilfe organisatorische Abläufe zu beschleunigen. Mit der einzigartigen Kombination aus den CAS-genesisWorld-Clients (Desktop, Web und App) sowie einem individuell entwickelten Online-Portal für die Promotoren ist es gelungen, eine integrierte Lösung zu schaffen, mit der folgende Anforderungen optimal erfüllt werden können:

  • Stammdatenverwaltung für externe Mitarbeiter mit persönlicher Profilwartung im Onlineportal
  • Organisatorische Auftragsverwaltung inkl. Termin- und Einsatzplanung
  • Verfügbarkeitsplanung im Onlineportal
  • Terminbriefing im Onlineportal
  • Spesenverwaltung im Onlineportal
  • Abrechnung auf Knopfdruck
  • o Übermittlung von Listen an die Lohnverrechnung
    o Auftragsbasierte Rechnungserstellung mittels Vorlagen
  • Automatische Deckungsbeitragsrechnung

Stammdatenverwaltung für externe Mitarbeiter mit persönlicher Profilwartung im Onlineportal

Jedes CRM ist nur so gut wie seine Daten. Doch wer kennt das nicht: im Tagesgeschäft fallen so viele Tätigkeiten an, dass für zeitnahe und regelmäßige Stammdatenpflege oft wenig Zeit bleibt. Und wie überhaupt an relevante Informationen kommen? Dafür lag bei Media & Mehr die Lösung auf der Hand. Die Stammdaten werden von den Personen gepflegt, die am besten darüber Bescheid wissen: den Promotoren selbst. Mittels E-Mail-Adresse und PIN-Code gelangen die Promotoren in ihr persönliches Portal, wo sie unter anderem ihr Profil mit ihren persönlichen Daten selbst warten können. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Daten immer topaktuell sind, sondern schafft auch gleichzeitig Transparenz. Denn der Mitarbeiter hat stets im Überblick, welche Daten zu seiner Person gespeichert sind.

 Profil

 

Organisatorische Auftragsverwaltung inkl. Termin- und Einsatzplanung
Ein Kernprozess in einer Promotion-Agentur ist mit Sicherheit die Planung, Organisation und Durchführung der Kundenaufträge. Damit die Agentur ihre Termine und Einsätze zu einem Auftrag übersichtlich planen kann, wurden zusätzliche Felder sowie eine eigene Maske für Arbeitseinsätze erstellt – das eingesetzte Tool CAS genesisWorld bietet die hierzu erforderliche Flexibilität. Mit dem Reporting-Modul haben die Mitarbeiter in der Organisation auf Knopfdruck auch immer eine aktuelle Übersicht über den Planungsstatus und können blitzschnell auf Änderungen (z. B. Ausfälle) reagieren.

Auftragsverwaltung

 

Verfügbarkeitsplanung im Portal
Während es früher mühsam war herauszufinden, welcher Mitarbeiter an welchem Tag zu welcher Uhrzeit für einen Einsatz zur Verfügung steht, wurde auch dieser Prozess durch das Mitarbeiterportal massiv erleichtert. Denn nun können die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit in den jeweils nächsten zwei Kalenderwochen einfach über ein Formular im Portal bekannt geben. Die Daten werden zeitgleich ins CRM übermittelt, sodass bei der Einsatzplanung immer die aktuellen Verfügbarkeitsdaten angezeigt werden.

Verfuegbarkeit

 

Terminbriefing im Portal
Auch die E-Mail-Flut zwischen Agentur und Promotoren konnte durch das Portal eingedämmt werden. Denn der Promotor findet nun alle Details zu seinem bevorstehenden Einsatz im Portal. Die Basisdaten zum Einsatz (Datum, Uhrzeit, Ort, …) können schnell und einfach in Form einer *.ics-Datei heruntergeladen werden. So kann man sich seine bevorstehenden Einsätze auf Knopfdruck in den Kalender auf dem Smartphone laden und verpasst keinen Termin mehr. Auch das Terminbriefing (Uhrzeit, Treffpunkt, Details zum Einsatz) kann nun schnell und einfach bei jedem Termin als PDF heruntergeladen werden.

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Spesenverwaltung im Portal

Ein großer Gewinn für die Organisation ist die Möglichkeit, dass Promotoren die bei den Einsätzen angefallenen Spesen und Fahrtkosten nun selbstständig im Portal eingeben können. In einem einfachen Formular geben sie Zeit, Ort und Kilometerstand bei Start und Ende ein oder laden Rechnungskopien für einen Auslagenersatz hoch. Dies spart nicht nur den Mitarbeitern im Office enorm viel Zeit und Verwaltungsaufwand, sondern auch der Promotor hat auf diese Weise stets den Überblick über seine Auslagen. Also ein Win-Win-Effekt für beide Seiten.

Spesen

Abrechnung auf Knopfdruck

Übermittlung von Listen an Lohnverrechnung

Sehr zeitintensiv war bisher die Übermittlung diverser Listen an die Lohnverrechnung. Nachdem die Basisdaten nun im CRM gespeichert sind, ist es mithilfe des flexiblen Reporting-Moduls kein Problem mehr, auf Knopfdruck Anmeldelisten, Lohnlisten und Spesenabrechnungen zu erstellen. Das Design dieser Listen ist durch den Einsatz von Crystal Reports frei gestaltbar.

Auftragsbasierte Rechnungserstellung mittels Vorlagen
Durch die erweiterte Belegerstellung mit EasyInvoice wurden bei Media & Mehr Vorlagen für die auftragsbasierte Abrechnung zur Verfügung gestellt. Basierend auf den Daten aus den Aufträgen, wie z. B. Auftragsdatum, Auftraggeber, etc. können nun Rechnungsbelege auf Knopfdruck erzeugt werden. Mit Crystal Reports entstehen daraus attraktive Druckdokumente mit Firmenlogo, etc.

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Automatische Deckungsbeitragsrechnung

Während früher der Deckungsbeitrag pro Auftrag, Projekt oder Kunde teilweise eher aufwändig errechnet werden musste, passiert dies nun mithilfe von Kennzahlfeldern und dem mächtigen Reporting-Modul alles auf Knopfdruck. Mithilfe von Soll-Ist-Vergleichen kann nun wesentlich mehr Zeit auf eine strategische Planung verwendet werden.

Mit all diesen großen und kleinen Innovationen ist Media & Mehr nun besser in der Lage, ihrem Kerngeschäft nachzugehen und sich um die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Kunden zu kümmern. Und genau dafür ist ein CRM da: um die Beziehung zum Kunden zu verbessern.

 

 

Volle Power für Ihr Kerngeschäft

Vielseitig und flexibel: mit CAS genesisWorld lassen sich maßgeschneiderte Branchenlösungen auch für Sie erstellen. Schaffen Sie sich mehr Freiraum für Ihr Kerngeschäft.

 

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