Jeder, der schon einmal mit einem CRM-System gearbeitet hat, wird wohl bestätigen: die Übersicht und Arbeitserleichterung möchte man nicht mehr missen. Nicht lange suchen müssen und Kontaktdaten, letzte Korrespondenzen, Angebote, Verträge usw. eines Kunden mit wenigen Klicks zur Hand zu haben, hat unbestritten große Vorteile.

Für Unternehmen, die solche Business-Lösungen einsetzen, hat vor allem in jüngerer Vergangenheit aber noch eine andere Sache an Wichtigkeit gewonnen: geltende Datenschutzgesetze.
Insbesondere in Österreich und der Europäischen Union gibt es strenge Vorschriften betreffend den Schutz personenbezogener Daten. Diese legen z. B. fest, welche personenbezogenen Daten gespeichert werden dürfen, für welche Zwecke und wie lange.

Natürlich hat kein Mitarbeiter, der mit einer CRM-Lösung arbeitet, den Inhalt der geltenden Gesetze und Vorschriften auswendig im Kopf. Wie können Sie also gewährleisten, dass personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen gesetzeskonform gespeichert und verarbeitet werden?

Wie Sie Datenschutz wirksam gewährleisten und dabei alle Vorteile Ihrer CRM-Lösung ausschöpfen können:

Tipp 1: Klare Richtlinien und Schulungen für Mitarbeiter

Formulieren Sie innerhalb des Unternehmens klare Regeln und Richtlinien. Anhand dieser Richtlinien sollten die Mitarbeiter zweifelsfrei erkennen können
-    welche Daten gesammelt werden dürfen,
-    wie diese Daten verwendet werden dürfen und
-    welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Hinblick darauf
-    welche Daten für Ihre Unternehmenszwecke benötigt werden und
-    welche Daten gar nicht erst erfasst werden dürfen. 

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf Angriffe („Phishing-Attacken“):
-    Welche E-Mail-Anhänge darf ich öffnen?
-    Wie gehe ich mit meinen Zugangsdaten um?
-    Darf ich Daten aus dem System exportieren? usw.

Tipp 2: Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Bei der Speicherung von Daten in einem CRM-System müssen Unternehmen sicherstellen, dass
-    sie die Einwilligung der betroffenen Personen eingeholt haben oder
-    die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist oder
-    sie einer rechtlichen Verpflichtung nachkommen.

Überprüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Ihre Datenverarbeitung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Tipp 3: Datenminimierung und Zweckbindung

CRM-Systeme sollten so konfiguriert sein, dass sensible Daten
-    nicht unnötig gespeichert werden,
-    nur autorisierten Personen zugänglich sind und 
-    nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Tipp 4: Datensicherheit

Unternehmen müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Diebstahl von Daten zu verhindern. Dies umfasst die Nutzung von Verschlüsselungstechnologien, die Sicherung von Daten-Backups und die Implementierung strenger Zugriffskontrollen.

Unter „angemessene technische Maßnahmen“ ist zu verstehen,
-    dass ein entsprechendes Schutzniveau gewährleistet sein muss und
-    die Kosten für die Implementierung der Maßnahmen nicht unverhältnismäßig hoch sind.

Daraus ergibt sich, dass technische Maßnahmen, die vom betriebenen System kostenlos oder sehr günstig zur Verfügung gestellt werden, auf jeden Fall als technischer Standard gelten dürfen.

Ein gutes Beispiel ist die 2-Faktor-Authentifizierung, die Sie sicher vom Online-Banking kennen.
Das CRM-System CAS genesisWorld und auch die E-Mail- und Collaboration-Lösungen Microsoft 365 und HCL Notes/Domino bieten die 2-Faktor-Authentifizierung an.

Mit diesen vier einfach umzusetzenden Tipps können Sie Schutz personenbezogener Daten gezielt und wirksam gewährleisten.
Indem Sie den Datenschutz priorisieren, stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner in Sie. Und gleichzeitig können Sie die Vorteile Ihrer CRM-Lösung voll ausschöpfen.

Wie Sie Ihre Daten gezielt besser schützen

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