30. November 2022

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Online gebuchte Termine ins CRM übernehmen

30. November 2022

Verabredungen sind nicht immer einfach zu treffen. Oft ist viel Koordination erforderlich, um einen passenden Termin zu finden. Ein super Tool dafür sind Online-Terminbuchungen: Sie geben freie Zeitfenster vor und Ihre Kunden und Interessenten suchen sich das für sie passende aus. Die Zeitfenster werden live mit dem Kalender des betreffenden Mitarbeiters abgeglichen, d.h. Ihrem Kunden werden im Online-Kalender auch nur wirkliche freie Termine vorgeschlagen.
Das ist schnell und einfach. Und es geht sogar noch besser.

Wie wäre es hiermit:   

  • Sie bieten Ihren Interessente und Kunden die Möglichkeit, Termine online direkt auf Ihrer Website zu buchen.
  • Sie vereinbaren Termine ohne langes Hin und Her per Mail oder am Telefon und entlasten damit Ihr Back-Office.
  • Sie schließen Doppelbuchungen aus.
  • Sie sehen die Terminbuchungen Ihrer Kunden und Interessenten samt dazugehöriger Kontaktdaten direkt in Ihrem CRM (CAS genesisWorld).

Dafür hat SOL4 IT-Consulting eine clevere Lösung: wir verbinden Microsoft Bookings mit CAS genesisWorld.

Mit Microsoft Bookings planen Sie Termine schnell, einfach und online. Sie passen Termindetails und Buchungsanforderungen an und legen fest, welche Mitarbeiter zum Einsatz kommen. So können Sie und Ihre Kunden schnell und einfach Termine  buchen. Bookings ist in den persönlichen Microsoft 365-Kalender integriert, so finden Kunden schnell freie Termine und es entstehen keine Doppelbuchungen. So sparen Sie Zeit bei der Terminplanung, die Sie besser Ihren Kunden widmen können.

Wie funktioniert’s?

Dienste definieren

In Microsoft Bookings definieren Sie verschiedene Terminarten („Dienste“).  Je Dienst legen Sie u. a. fest:

  • Dauer des Termins, Pufferzeiten
  • Kosten
  • Ort (Online oder physikalische Adresse)
  • Maximale Teilnehmerzahl
  • Zeitfenster, in dem der Dienst gebucht werden kann

Die einzelnen Dienste verknüpfen Sie mit einem oder mehreren Userkalendern.
Dabei entscheiden Sie, ob Ihr Kunde einen bestimmten Mitarbeiter direkt auswählen kann, oder ob dies im Hintergrund passiert.

Termine buchen

Bucht Ihr Kunde einen Termin, erhält er umgehend eine Bestätigung und auf Wunsch eine gesonderte Termineinladung. Mittels Bestätigung der Einladung kann der Kunde den Termin in seinen eigenen Terminkalender übernehmen.
Gleichzeitig wird der Termin in den Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Sämtliche Detaildaten zum Termin werden in den Notizen vermerkt.
Doppelbuchungen sind praktisch ausgeschlossen, da die Terminverfügbarkeit in Echtzeit angezeigt wird.

Übertragung des Termins ins CRM

Wenn Sie ExchangeSync nutzen, wird der Termin aus dem Outlook/Exchange-Kalender direkt in den CAS-genesisWorld-Kalender übertragen.
Auch ohne ExchangeSync kann der Termin in den entsprechenden Userkalendern erstellt werden: dafür gibt es Microsoft Power Automate.

Folgeaktionen im CRM

Auf Wunsch können die Kontaktdaten des Kunden nach CAS genesisWorld übertragen werden.
In demselben Schritt könnte z. B. auch gleich eine Verkaufschance erzeugt werden. Power Automate bietet hier vielfältige Möglichkeiten.

 

Mit vergleichsweise geringem Aufwand heben Sie Ihre Terminbuchungen auf ein ganz neues Level.
Probieren Sie es gern gleich hier aus! Unser Demo-User Report Glaser freut sich auf einen Termin mit Ihnen.

Termine einfach online buchen

Mit der Integration von CRM und Microsoft Bookings vereinbaren Sie Termine einfach, ohne Doppelbuchungen und mit voller Sichtbarkeit und Zugriff in Ihrem CRM. 

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

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