Die wichtigsten Vorteile einer zentralen Adressdatenbank für Ihr Business

Outlook oder Notes als zentrales Adressbuch für Kunden und Lieferanten? – Geht gar nicht, meinen wir. Kontaktdaten gehören ins CRM!

Seit mehr als 20 Jahren beraten und betreuen wir mittelständische Unternehmen in den Bereichen CRM und Groupware (Microsoft Outlook/Exchange/MS365, sowie auch HCL Notes/Domino). Wir kennen beide Welten und damit die Stärken, aber auch Schwächen der jeweiligen Systeme.

Wir verraten Ihnen, warum ein CRM für die professionelle Kontaktverwaltung viel besser geeignet ist.

Groupware ist ausgerichtet auf die Bereiche E-Mail, Kalender und Aufgaben und darin liegt auch ihre Stärke. Die Kontaktverwaltung in Groupware hingegen ist auf den einzelnen User fokussiert. HCL Notes hat z. B. auch den Begriff "privates Adressbuch" geprägt. Der Schwerpunkt liegt also auf der nutzereigenen Kontaktverwaltung, nicht auf der gemeinsamen Nutzung der Kontakte. Man kann anderen Groupware-Usern zwar Zugriff auf seine Kontakte gewähren, die Möglichkeiten der Rechtevergabe sind allerdings sehr eingeschränkt. Dazu später mehr.

Was also kann ein CRM besser?

Es spart ZEIT. Und davon eine ganze Menge und das für jeden einzelnen User.
Jetzt mögen Sie denken "Puh, noch eine separate Anwendung?" Ja. Aber: Wenn Sie 50 Personen transportieren möchten, nehmen Sie doch auch den Bus und nicht den E-Scooter?

Die Vorteile der Firmen- und Kontaktverwaltung mit einer CRM-Lösung:

Das Arbeiten

• Unterhalten eines umfassenden Adressbuchs statt mehrerer „privater“, voneinander unabhängiger Adressbücher. Kontakte werden einmal für alle User gepflegt
• Abbildung Konzern/Firma/Ansprechpartner:
  - Änderungen in Firmendatensätzen (z. B. Anschrift) wirken sich auch auf Ansprechpartner aus
  - Verknüpfung von Ansprechpartnern (z. B. Vorgesetzer/Mitarbeiter) für die Darstellung von Hierarchien
• Assistenten für das Erfassen von Firmen/Ansprechpartnern:
  - Visitenkartenscanner über die Handy-Kamera
  - Erstellen von Kontakten aus Texten (z. B. aus E-Mail-Signaturen oder Impressum)
  - Übernahme von Adressdaten aus Firmenverzeichnissen
  - Prüfung der Postanschrift
  - Vornamen-Datenbank, Orts-/PLZ-Verzeichnis, Länderverzeichnis
• Darstellung von Firmen/Kontakten auf Landkarten inklusive Umkreissuche
• Einfaches Versenden von Vcards
• Diverse Suchmechanismen: Volltextsuche, Feldsuche, Verknüpfungssuche
• Dublettenprüfung bei Eingabe oder Import - auch über den gesamten Datenbestand
• Möglichkeit, Kontakte zu deaktivieren (zusätzlich zur Löschung)
• Direkter Zugriff aus Outlook auf alle Kontakte
• Druckbare Berichte, z.B.
  - DSGVO-Auskünfte
  - Stammdatenblatt
• Auswertung aller Kontakte durch integrierte Reportmöglichkeiten (Diagramme, Pivot-Tabellen)
• Journal–Protokollierung von Feld- und Verknüpfungsänderungen
• Umfangreiches Rechtemanagement in der CRM-Lösung CAS genesisWorld:
  - Funktionale Rechte (Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Import/Export)
  - Rechtevergabe je Adressbucheintrag (automatisiert oder manuell)
  - Rechte auf Feldebene (Lesen/Bearbeiten) einstellbar
  - Im Gegensatz dazu sind Zugriffsrechte in Outlook nur je Adressbuch steuerbar (nicht je Datensatz und nicht auf Feldebene)

Die flexible Benutzeroberfläche

• Maximale Flexibilität beim Masken- und Listendesign (Feldanzeige, Sortierung, Gruppierung, Filterung)
• Ein- und Ausblenden von Feldern
• Vorgabewerte/Pflichtfelder, Baumstrukturen, abhängige Felder
• Zentrale Steuerung von Auswahlfeldern
• Flexible Liste als zentrale Vorgabe und/oder individuell durch einzelne User zu erstellen

Schnittstellen, Anbindungen an andere Systeme:

• Flexible Schnittstellen für die Anbindung anderer Adressdatenbanken (Navision, BMD, SAP, Axapta, ABAS, …)
• Uni- oder bidirektionaler Abgleich der CRM-Kontakte mit dem persönlichem Outlook-Adressbuch
• Uni- oder bidirektionaler Abgleich der CRM-Kontakte mit dem persönlichen Handyadressbuch
• Anbindung an viele bekannte Newsletter-Systeme

FAZIT:

Ein zentrales Adressbuch

• spart ALLEN Usern Zeit,
• steigert die Datenqualität erheblich und
• macht aussagekräftige Auswertungen überhaupt erst möglich.

 Mehr zum Thema Kontaktmanagement finden Sie auch hier.

Vorteil: Zentrale Adressdaten

Bündeln Sie die Adressbücher Ihrer User zu einer zentralen Adressdatenbank. So sparen Sie Zeit und gewährleisten konsistente Adressdatenqualität für alle. Und endlich sind auch vernünftige Auswertungen möglich.

Kontakte gehören ins CRM