11. Februar 2022

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E-Mail

Wie Sie Ihr Adressmanagement perfektionieren

11. Februar 2022

Versendete E-Mails, die uns Fehlermeldungen wie "Mailadresse unbekannt" bescheren, Briefe, die mit Vermerk "Empfänger nicht bekannt" zurückkommen, Telefonnummern, die ins Leere laufen, Empfänger von Serienmails, die sich über Mehrfachversand beklagen..
Ist uns allen schon mal passiert. Ist auch nicht so schlimm. Oder? Die Suche und das Beheben der vermeintlich kleinen Fehler nimmt nämlich dann doch meist ungebührlich viel Zeit in Anspruch.

Wie Sie Ihre Adress- und Kontaktverwaltung in den Griff bekommen:

Nach unseren Erfahrungen sieht Kontaktmanagement bei vielen Unternehmen in etwa so aus:

  • Unsere Kontakte sind über mehrere Systeme und Abteilungen verteilt - Buchhaltung, Newsletter, ERP, Outlook, Visitenkarten… Aber nirgends haben wir alle Kontakte auf einen Blick.
  • Wir möchten auch von unterwegs auf alle Kontakte zugreifen
  • Wir wünschen uns schon lange eine Rechteverwaltung für Kontakte: wer darf lesen, bearbeiten, löschen?
  • Wir möchten eine Volltextsuche, aber auch gezielt nach bestimmten Feldinhalten suchen.
  • Das Anlegen neuer Kontakte ist derzeit aufwändig und fehleranfällig. Ein intelligenter Assistent wäre eine tolle Unterstützung.
  • Kontakte sind teilweise doppelt und mit unterschiedlichen Informationen vorhanden – das würden wir gern vermeiden.
  • Die Eingabemasken in unseren aktuellen Lösungen sind nicht auf unsere Bedürfnisse angepasst. Einerseits werden uns viel zu viele Felder angezeigt, die wir gar nicht benötigen. Andererseits fehlen uns wieder spezifische Felder.
  • Wir möchten unseren Adressbestand für Marketingkampagnen verwenden. Dazu würden wir gerne auf Feldebene suchen. Die relevanten Felder sind blöderweise nur bei ca. jedem 2. Datensatz befüllt. Pflichtfelder wären super.
  • Wir würden gern unsere Telefonanlage mit der Kontaktverwaltung verbinden.
  • Uns fehlt der Überblick über Beziehungen zwischen einzelnen Kontakten oder über Kontakte, die in mehreren Unternehmen tätig sind. Da hätten wir auch gern eine Lösung.
  • Wir arbeiten viel mit Listen. Unser System bietet hier aber nur fixe Standardlisten an. Individuelle Listen wären eine tolle Sache.
  • Wenn ein Kontakt wissen möchte, welche personenbezogenen Daten wir von ihm gespeichert haben, ist das mit einem aufwändigen händischen Prozess verbunden.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dann brauchen Sie dringend eine moderne und leistungsfähige Adress- und Kontaktverwaltung.  Ein funktionierendes Adress- und Kontaktmanagement ist das Fundament eines erfolgreichen Unternehmens. Die Qualität Ihrer Adress-Basis bestimmt den Erfolg aller Ihrer Kommunikationen.

Äußerst komfortabel erfassen und bearbeiten Sie Ihre Adressdatensätze mit der Profi-Lösung CAS genesisWorld. Und die Verwendung Ihrer Kontakte für die Kommunikation in Kundenpflege, Marketing und Vertrieb funktioniert spielend leicht und übersichtlich - besser geht Kontaktmanagement nicht:  

  • Picasso.pngAlle Adressen und Kontakte befinden sich an einem zentralen Ort.
  • Bei Neuanlagen wird automatisch auf Dubletten geprüft – Ihre Daten bleiben stets konsistent.
  • Ob am Schreibtisch im Büro, im Home-Office oder unterwegs mit Tablet oder Smartphone: Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Kontakte.
  • Steuerung von Zugriffsrechten, Drop-Down-Listen für die Feldauswahl und benannte Verknüpfungen zwischen Kontakten -> kein Problem
  • Sie gestalten Ihre Eingabemasken genauso, wie Sie sie brauchen: die Felder, die Sie brauchen, in der gewünschten Anordnung. Das beinhaltet auch berechnete Felder und Kennzahlenfelder!
  • Maximale Konnektivität:
    o Tauschen Sie Kontakte mit den bekanntesten Groupware-Systemen aus.
    o Verbindungen zu einer Vielzahl von Drittsystemen
    o CTI-Integration für die Verbindung zu Ihrer Telefonanlage
  • Mitdenkende Assistenten sind stets an Ihrer Seite: Vornamendatenbank, PLZ/Ortsverzeichnis, Visitenkartenscanner für das Smartphone, Adressassistent zum Erfassen eines Adressdatensatzes aus Impressum oder Signatur, Firmensuche im Unternehmensverzeichnis.org und Übernahme einfacher Kontaktdaten
  • Finden statt Suchen: die „mitdenkende“ Picassosuche zeigt Ihnen alle Kontakte, die mit Terminen oder Telefonaten verknüpft sind, auf einen Blick. Und mit der Volltextsuche in definierten Feldern erhalten Sie die Ergebnisse nach Relevanz sortiert.
  • Stellen Sie Ihren Usern definierte Adresslisten mit individuellen Spalten zur Verfügung. Oder geben Sie den Usern das Recht, dass sie sich individuelle Listen erstellen können: Filter, Sortierung und Spalten ganz nach Wunsch. Sogar Doppellisten sind möglich (dazu mehr in einem der nächsten Blogartikel)
  • DSGVO – durch die Einschränkung auf die benötigten Felder können Sie garantieren, dass nur die Daten gespeichert werden, die auch für Ihre Arbeit benötigt werden. Mittels PDF-Bericht können Sie übersichtlich darstellen, welche Daten der Person Sie gespeichert haben. Und Sie können Personendaten automatisiert nach Ablauf einer definierten Zeit löschen.

So funktioniert moderne Adressverwaltung – solide, umfassend und aufgeräumt. Lassen Sie sich in Ihrer Kommunikation nicht länger von alten Strukturen ausbremsen.

Die Basis muss stimmen

Um zielgerichtet zu kommunizieren, braucht es eine gesicherte Basis. Ein funktionierendes Adress- und Kontaktmanagement ist das Fundament einer erfolgreichen und reibungslosen Unternehmenskommunikation.

 

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