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Effizient arbeiten mit Microsoft Teams

24. April 2020

 von Maria Manuelian | 24.04.2020

MSTeams Titel

Arbeiten Sie von überall, ohne sich alleine zu fühlen.“ - Dies ist einer der ersten Slogans, den man zu lesen bekommt, wenn man sich die Produktseite von Teams bei Microsoft ansieht. Wie sehr dies in Zeiten der Corona-Krise zutrifft, hätten wir uns alle vor wenigen Wochen noch nicht gedacht. So waren viele Unternehmen damit konfrontiert, dass ihre Abteilungen und Teams von einem Tag auf den anderen nicht mehr wie gewohnt im Büro zusammensitzen konnten, sondern die Mitarbeiter isoliert von ihren Kollegen, Vorgesetzten, Partnern und Kunden von zuhause aus die gleiche Arbeit verrichten sollten wie vor der Krise.

Diese Situation birgt für viele nicht gerade wenig Herausforderungen:

  • Wie komme ich zu meinen Arbeitsunterlagen?
  • Wie stelle ich sicher, dass ich die letzte Version eines Dokuments habe?
  • Wie organisiere ich am besten unser Teammeeting?
  • Wie werde ich auf dem laufenden gehalten, wenn es keine Stand-Up-Meetings mehr gibt?
  • Wer beantwortet technische Fragen, wenn der IT-Administrator in Kurzarbeit und nicht erreichbar ist?
  • Wie kann ich Kunden oder externe Experten in unsere Arbeit einbinden?

Für jede dieser Fragen gibt es Lösungen wie Sand am Meer. Doch genau da liegt auch das Problem: jede Lösung hat ihre Schwerpunkte, Stärken und einen definierten Funktionsumfang. Letztendlich steht man also vor der Schwierigkeit, dass man eine Vielzahl an Tools installiert hat, zwischen denen man ständig hin und her switchen muss und im schlimmsten Fall den Überblick verliert, wo welche Informationen zu finden sind. Genau genommen wäre es also sinnvoll, ein einziges Tool zu haben, das die Funktionen der anderen in sich vereint und Informationen einfach und mit wenigen Klicks zugreifbar macht. Eine Art One-Stop-Shop für sämtliche Kommunikation und Information im Unternehmen.
Und genau das ist Microsoft Teams.

Ziel dieser Software aus der Office365-Produktwelt ist allerdings nicht, das Rad neu zu erfinden. Teams unterstützt Unternehmen und deren Mitarbeiter in der Zusammenarbeit, indem Kernfunktionen, wie Chat, Telefonie und Dokumentenverwaltung auf vielfältige Weise durch etablierte weitere Tools – GitHub, Trello, Jira, um nur einige zu nennen – ergänzt werden. Dabei haben alle Teammitglieder den gleichen Informationsstand, ohne die Applikation dafür verlassen zu müssen.

Und wie funktioniert das nun alles? Eine Plattform – viele Zugänge

Um das „Arbeiten von überall“ zu ermöglichen, gibt es Microsoft Teams natürlich nicht nur für den Desktop, sondern auch online und als App für Smartphones und Tablets. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Geräte wie Headsets, Freisprecheinrichtungen, Tischtelefone, Raumsysteme, Konferenztelefone sowie Webcams und Kameras, die für die Arbeit mit Teams optimiert sind. Angesichts dieser Vielzahl an unterstützten Plattformen und Geräten erhebt Microsoft den Anspruch, dass Meetings tatsächlich überall stattfinden können.

Teams und Kanäle

Wie der Name schon vermuten lässt, sind Teams der Dreh- und Angelpunkt in Microsoft Teams. Der Gedanke dabei ist, dass in einem Team bestimmte Personen zusammenarbeiten und kommunizieren, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Dieser Personenkreis arbeitet also an denselben Dokumenten und hat Zugriff auf dieselben Informationen. So ist es ihnen sehr einfach möglich, ans Ziel zu kommen. Ein Team könnte z. B. damit beauftragt sein, ein Partner- und Kundenevent zu organisieren. Dazu würde in Microsoft Teams ein neues Team „Partnertag 2020“ erstellt werden. Alle Personen, die an der Aufgabe beteiligt sind, werden als Mitglieder in das Team aufgenommen.
In Microsoft Teams kann ein Team entweder völlig neu, aus einer Office365-Gruppe heraus oder aus einem bereits bestehenden Team erstellt werden. Zusätzlich kann man bei der Erstellung eines Teams festlegen, ob es sich um ein privates oder öffentliches Team handeln soll. Einem öffentlichen Team kann jeder beitreten. Man könnte z. B. ein öffentliches Team „Innovationen und Ideen“ erstellen, bei dem jeder im Unternehmen mitmachen und seinen Input liefern kann. Um einem privaten Team beitreten zu können, braucht man hingegen auch die entsprechende Berechtigung. So kann es sein, dass man zum Team entweder direkt vom Besitzer hinzugefügt wurde oder die Teilnahme am Team über einen Link anfragt. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, dass der Teambesitzer einen Code erstellen lässt, mit dem Mitglieder dem Team direkt beitreten können, ohne dass der Besitzer ihre Teilnahme zuvor bestätigen muss.
Um die Inhalte eines Teams zu strukturieren und übersichtlich zu gestalten, gibt es Kanäle. Ein Kanal sollte alle Unterhaltungen, Dokumente und Informationen zu einem bestimmten Thema enthalten. Im Beispiel „Organisation Partner- und Kundentag“ könnte es zum Beispiel folgende Kanäle geben:

  • Teams KanaeleVortragsinhalte
  • Location
  • Catering
  • Teilnehmer- und Einladungsmanagement 

Für jeden Kanal können nun separat Gruppenunterhaltungen geführt, Dokumente verwaltet, Wikis erstellt und andere Funktionen bereitgestellt werden.

Kommunikation

Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, um sowohl innerhalb des Teams als auch mit externen Personen zu kommunizieren. So gibt es z. B. die Möglichkeit der Gruppenunterhaltungen in jedem Kanal, private Einzel- und Gruppenchats sowie die Anruf-/Videokonferenzfunktion.

Gruppenunterhaltungen in Kanälen
ChatsFür jeden Kanal wird automatisch ein Register „Beiträge“ erstellt. Hier finden die Gruppenunterhaltungen statt. Diese beinhalten die Konversationen zu einem Thema/Kanal und sollen vor allem die E-Mail-Flut eindämmen. Wie man es von diversen Social-Media-Plattformen kennt, können Beiträge kommentiert und geliked oder mit anderen Emojis versehen werden.Mittels vorangestelltem @-Zeichen ist es außerdem möglich, Personen direkt anzusprechen, weil sie z. B. verantwortlich für eine Anfrage sind und den Beitrag keinesfalls überlesen sollen. Mitglieder, die in einer Unterhaltung auf diese Art angesprochen werden, werden zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, dass sie in einem Kommentar erwähnt wurden.Für Personen, die erst später ins Team aufgenommen wurden, kann man festlegen, dass diese dennoch die Unterhaltung von Beginn an sehen. So kann man sicherstellen, dass alle Teammitglieder immer auf demselben Informationsstand sind und muss dem neuen Mitglied ältere Informationen nicht im Nachhinein per E-Mail zukommen lassen. Da alle Teammitglieder die Unterhaltungen im Kanal mitverfolgen können, besteht auch nicht die Gefahr, dass vergessen wird eine Person in CC zu setzen. Die Information kann daher nicht verloren gehen.

Chats
chatEs ist nicht immer erforderlich, das komplette Team zu informieren. Deshalb gibt es in Teams auch die Möglichkeit für Einzel- oder Gruppenchats. Im Gegensatz zu Gruppenunterhaltungen bleibt das hier Geschriebene privat. Weiters ist es auch möglich mit Personen zu chatten, die nicht Mitglied des Teams oder Mitarbeiter des Unternehmens sind. Wenn diese kein Microsoft Teams verwenden, dann können diese Chats auch über Skype for Business stattfinden. Bei Kontakten, die Skype for Business verwenden, wird das extra gekennzeichnet. Dennoch ist es auch hier möglich den Anwesenheitsstatus zu sehen.

Anrufe und Videokonferenzen
Abgesehen von Einzelanrufen können mit Teams auch Telefon- und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern geführt werden. Über das Gespräch hinaus ist es hier auch möglich, den eigenen Bildschirm zu teilen bzw. anderen die Steuerung dafür zu überlassen.
Meetings können z. B. über Outlook sehr einfach geplant werden, indem eine neue Besprechung erzeugt und diese schlicht und einfach als Teams-Meeting deklariert wird. Außenstehende, die keine Teams- oder Office365-Lizenz haben, können dennoch eingeladen werden. Bei der Anmeldung werden sie in einem Assistenten darauf hingewiesen, dass sie für die Kommunikation eine Microsoft-Adresse benötigen und können diese in wenigen Schritten anlegen. Danach können sie ohne Einschränkungen an der Audio- oder Videokonferenz teilnehmen.

Arbeiten mit Dokumenten

Dokumente

Anstatt Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken oder diese auf einem Netzlaufwerk abzulegen, werden Arbeitsdokumente in Teams direkt hinterlegt. Sie können in Unterhaltungen eingebunden werden, im Chat verschickt und vieles mehr. Alle Dateien eines Kanals werden im automatisch erzeugten Register „Dateien“ angezeigt. Dabei greifen die Teammitglieder immer auf dieselbe Version des Dokuments zu. Es kann also nicht passieren, dass Personen aneinander vorbei arbeiten, nur weil sie unterschiedliche Versionen ein- und desselben Dokuments vorliegen hatten.

 

Ein weiterer Vorteil ist auch, dass diese Dokumente auch von unterwegs oder aus dem Home-Office gut erreichbar sind, solange man nur Internetzugang und einen Teams-Client (egal ob Desktop, Web oder App) zur Verfügung hat.

Dokumente Unterhaltung

Dokumente können direkt in Teams geöffnet und bearbeitet werden. Außerdem können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Es wird im Dokument markiert, wer gerade an welcher Stelle arbeitet. Darüber hinaus kann man auch im Dokument selbst Unterhaltungen führen. Diese werden zusätzlich auch in der allgemeinen Gruppenunterhaltung platziert. 

Gäste

In vielen Fällen ist es notwendig, nicht nur mit Kollegen aus dem eigenen Unternehmen im Team zu kommunizieren, sondern auch Mitarbeiter des Kunden oder eines Partners in die Arbeit mit einzubinden. Dies ist in Teams möglich, indem man diese Personen als Gäste einem Team hinzufügt. Allerdings muss diese Option vorher vom Unternehmen freigegeben werden. Wie bei Anrufen und Konferenzen auch benötigt der Gast lediglich eine E-Mail-Adresse, die als Microsoft-Konto registriert ist. Es können zwar einige Rechteeinstellungen in Bezug auf Kanäle getroffen werden, allerdings muss man beachten, dass Gäste auch tatsächlich Zugriff auf Dokumente und Unterhaltungen im Team haben.


Erweiterbarkeit

Teams bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitsoberfläche und damit die Funktionalität zu erweitern. Hier werden die wichtigsten vorgestellt:

Register und Apps

Registerkarten hinzufügen

Standardmäßig werden in einem Kanal die Registerkarten „Beiträge“, „Dateien“ und „Wiki“ angezeigt. Es ist allerdings möglich, innerhalb der Kanäle weitere Registerkarten in die Arbeitsoberfläche einzubinden. Dies kann man einerseits nutzen, um Direktzugriffe auf oft benötigte Dateien oder Webseiten bereitzustellen, andererseits steht hier aber auch ein riesiges Kontingent an Apps zur Verfügung, die man in Teams integrieren kann. Diese stammen zu einem großen Teil auch von Drittanbietern. Auf diese Weise ist also der anfangs erwähnte One-Stop-Shop integriert.

In einem Team, das sich mit der Programmierung von Softwareerweiterungen beschäftigt, könnte man also z. B. eine Registerkarte mit den Issues aus GitHub anzeigen. Damit hätte man wieder Informationen nach Teams geholt, ohne dafür die Plattform wechseln zu müssen.

Connectoren

Connectoren ermöglichen den Benutzern, Informationen und Benachrichtigungen von einem Web-Service zu beziehen. Sie können sich so aus verschiedensten Quellen auf dem Laufenden halten lassen, ohne dabei Teams verlassen zu müssen.
In einem Kanal zu CAS genesisWorld haben wir z. B. einen Connector zum RSS-Feed der CAS Software AG eingefügt. Jedes Mal, wenn hier ein neuer Newseintrag erscheint, wird dieser automatisch in der Gruppenunterhaltung dieses Kanals gepostet. So werden alle Mitglieder des CAS-Teams automatisch über Neuigkeiten informiert, ohne sich aktiv darum kümmern zu müssen.

Bots

Bots

Mittels ChatBots können Benutzer Informationen von einem Web-Service abfragen, ohne dabei die Applikation verlassen zu müssen. Es ist möglich, entweder eigene Bots zu programmieren (diese könnten z. B. auf Anfragen Einträge aus einem Unternehmenswiki anbieten) oder bestehende Bots aus dem Microsoft Store zu nutzen.
So können wir z. B. den Bot 365-QA empfehlen. Dieser liefert Antworten auf Fragen, die man zu Funktionen rund um Office365 Produkte hat.


bots 2Ein anderer nützlicher Bot ist der Who-Bot von Microsoft. Dieser liefert Informationen rund um Personen aus einem Team. So kann man z. B. Fähigkeiten erfragen oder prüfen, wer der Stellvertreter eines Kollegen ist.

 

 

 

 

Tipps und Tricks

Nummerieren von Kanälen
NummerierungNormalerweise werden Kanäle in einem Team alphabetisch sortiert. Die Reihenfolge der Kanäle lässt sich also beeinflussen, indem man diese nummeriert. Doch anstatt die Nummerierung direkt über die Tastatur einzugeben kann man auch Sonderzeichen für die Darstellung der Zahlenwerte verwenden. Diese kopiert man einfach in den Kanaltitel. Dies bessert die Optik etwas auf und man erzielt dennoch den gewünschten Effekt.

Registerkarte mit Outlook
Teams selbst ist kein E-Mail-Client. Da es sich jedoch auch bei Outlook um eine Office365 Anwendung handelt, kann man einfach eine neue Registerkarte erstellen, die auf die Webseite https://outlook.office365.com/ verweist. Nachdem man sich angemeldet hat, kann man seine Inbox in Teams über eine eigene Registerkarte aufrufen.

Suchleiste mit Befehlen
SucheDie Suchleiste in Teams durchsucht nicht nur Inhalte, die in Teams selbst abgelegt sind (also z. B. Unterhaltungen oder Dateien), sondern integriert auch die Suchfunktionen der Apps, die man installiert hat. So kann man z. B. aus Teams heraus direkt in Wikipedia oder YouTube suchen. Außerdem lassen sich über diese Leiste direkt Befehle absetzen. So kann man z. B. seinen Anwesenheitsstatus verändern oder sich eine Liste der ungelesenen Beiträge anzeigen lassen. Der Funktionsumfang dieser Leiste variiert, je nachdem welche Apps man installiert hat.

Fazit

Microsoft Teams ist bei näherer Betrachtung viel mächtiger als das auf den ersten Blick scheint. Die Funktionen gehen weit über Chatten, Telefonie und Dateiablage hinaus. Wer es konsequent einsetzt, wird bald feststellen, wie schnell die E-Mail-Flut im Unternehmen unter Kontrolle gebracht ist und wie einfach es ist von unterwegs auf Dokumente zuzugreifen oder mit Kollegen und Kunden (Gästen) zu kommunizieren. Vor diesem Hintergrund ist Teams auch nach der Krise eine sinnvolle und zeitgemäße Lösung für die Kommunikation und Zusammenarbeit in jedem Unternehmen.

 

Moderne Kommunikation mit Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams haben Ihre Mitarbeiter alle Möglichkeiten, effizient und transparent zu arbeiten. Wenn Sie bereits Microsoft 365 einsetzen-. in einigen Plänen ist Teams bereits enthalten - Sie müssen nur noch loslegen!

 

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