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Die smarte Art, Service- und Wartungsverträge zu verwalten

14. März 2018

shutterstock 568305181 bearbeitet

Die Verwaltung von regelmäßig abzurechnenden Wartungs- und Serviceverträgen kann eine Herausforderung darstellen. Anhand des CRM-Moduls CAS genesisWorld Helpdesk möchten wir Ihnen zeigen, was eine professionelle Vertragsverwaltung alles leisten kann.

Dabei verfolgen wir vor allem zwei Ziele:

  • Verbesserter Kundenservice
  • Deutliche Reduzierung des Zeitaufwands bei der Vertragsverwaltung

In diesem Artikel wollen wir folgende Funktionen beleuchten:

  1. Ablage des Vertragsdokuments
  2. Verwaltung der relevanten Vertragsdaten in der Anwendung
  3. Verwaltung von Vertragspositionen
  4. Erinnerungsfunktionen
  5. Vertragsabrechnung
  6. Auswertungen

1. Ablage der Vertragsdokumente

Der Vertrag ist unter Dach und Fach – der Kunde hat unterschrieben und das Dokument ist eingescannt. Wohin damit? Wie stellen Sie sicher, dass der Vertrag schnell und einfach wieder auffindbar ist? CAS genesisWorld mit integrierter Dokumentenverwaltung ist genau der richtige Ablageort. Hier können Sie das Dokument mit dem Vertragspartner verknüpfen, beschlagworten und abspeichern.

  • Zugriffsschutz durch das integrierte Berechtigungssystem – nur berechtigte Benutzer erhalten Zugriff auf das Dokument
  • Automatische Ermittlung der Aufbewahrungsfrist je Vertragstyp -> erleichtert Ihnen die Umsetzung der EU-DSGVO

2. Verwalten der relevanten Vertragsdaten in CAS genesisWorld

  • Vertragspartner, Ansprechpartner
  • Vertragsbeginn, Vertragsende
  • Kündigungsfristen
  • Abrechnungsintervalle

Erfassen und verwalten Sie die Eckdaten aus dem Vertragsdokument in der Anwendung in Form eines Servicevertrags.

3. Verwalten von Vertragspositionen

Besteht Ihr Vertrag aus mehreren Positionen? Verwalten Sie diese übersichtlich mit Produkteinsätzen! Dies ist übersichtlich und praktisch, z. B. wenn

  • sich der Wartungsvertrag für eine Maschine aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt.
  • mehrere Maschinen in einem Wartungsvertrag zusammengefasst sind.
  • eine Vereinbarung über die regelmäßige Lieferung von Verbrauchsstoffen besteht.

Mithilfe der Produkteinsätze können Sie pro eingesetztem Produkt unterschiedliche Laufzeiten vergeben. Die anteiligen Wartungskosten können absolut oder relativ eingegeben werden, können vom Servicevertrag übernommen oder für jeden Produkteinsatz separat definiert werden.

4. Erinnerungsfunktion

„Vergessen“, einen Wartungsvertrag abzurechnen? Das gehört der Vergangenheit an. Erinnern Sie Ihren Kunden automatisch an eine anstehende Verlängerung. Informieren Sie den Vertragspartner rechtzeitig über den Ablauf der Wartung.

5. Vertragsabrechnung

Wartungsverträge auf Knopfdruck abrechnen? Mit CAS genesisWorld Easy Invoice ist das kein Problem. Das System zeigt Ihnen übersichtlich alle zur Verrechnung anstehenden Verträge. Sie entscheiden, welche Verträge davon abgerechnet werden. Egal ob monatliche, quartalsweise oder jährliche Abrechnung: das System ermittelt den korrekten Rechnungsbetrag und setzt automatisch das nächste Abrechnungsdatum.

6. Auswertungen

Mit dem Report-Modul von CAS genesisWorld steht Ihnen das optimale Werkzeug zur Verfügung, um alle notwendigen Kennzahlen zu ermitteln, z B.

  • Umsatz und Deckungsbeitrag aus Wartungsbeiträgen
  • Dienstleistungsumsätze
  • Durchschnittliche Vertragslaufzeiten
  • Umsatzsteigerung

 

Wartungsverträge endlich übersichtlich verwalten und abrechnen

Service- und Wartungsverträge werden zum Kinderspiel mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld. Vertragsdaten, Laufzeiten, Preise, Abrechnungsintervalle - mit CAS genesisWorld behalten Sie jederzeit den Überblick.

 

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