So, wie unser Unternehmen im Lauf der Jahre gewachsen ist, hat sich auch unser Abrechnungssystem weiterentwickelt. Die Historie:

• 2001: Rechnungen wurden händisch mit Microsoft Word erstellt
• 2002: Eigenentwicklung unter IBM Notes/Domino
• 2004: Einführung von Navision
• 2006: Anbindung DocHouse CRM an Navision
• 2012: Anbindung von CAS genesisWorld an Navision und

Was leistet Easy Invoice für SOL4?

Das Modul Easy Invoice für CAS genesisWorld ermöglicht eine problemlose und professionelle Belegerstellung und -verwaltung und macht zusätzliche Systeme überflüssig. Die Anwenderfreundlichkeit konnte deutlich gesteigert werden und neue Benutzer sind sehr schnell eingeschult, da nur mehr mit einem User Interface gearbeitet wird.

• Wir nutzen folgende Belegarten: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Storno
• Angebote erstellen wir auf Basis von Verkaufschancen
• Aufträge werden auf Basis von Angeboten (Verkaufschancen) oder direkt erstellt.
• Rechnungen werden auf Basis von Aufträgen erstellt
• Rechnungen werden periodisch auf Basis von Serviceverträgen automatisiert erstellt
• Rechnungen werden monatlich auf Basis der Tätigkeitserfassung erstellt
• Alle Belege werden als PDF-Dokument in der Kundenakte abgelegt
• Rechnungen werden elektronisch im PDF-Format an den Kunden versendet.
• Umsatz- und Deckungsbeitragsrechnung ist integriert
• SOLL/IST-Vergleich auf verschiedenen Ebenen (Kunden, Produkt, Projekt, Mitarbeiter)
• Buchhaltungsexport

Was sind unsere Erfahrungen?

Wir erstellen nun sämtliche Belege direkt im CAS-genesisWorld-Projekt über das Easy-Invoice-Modul. Die Bedienung ist intuitiv und wurde von Vertrieb, Projektleitung, Back-Office und Controlling sehr gut angenommen.
Die Projektdurchlaufzeit für unsere Umstellung betrug zwei Monate. Das System wurde von unseren CRM-Consultants zusammen mit unserem Back-Office konzipiert und konfiguriert. Wir hatten eine Testphase von einem Monat. In unserem Testsystem wurden alle Prozesse (u. a. Abrechnung von Serviceverträgen und Tätigkeiten, elektronischer Rechnungsversand) ausführlich getestet. In der Testphase wurden Rechnungen parallel im Alt- und Neusystem erstellt.
Das Projekt war sehr gut vorbereitet, das Feedback aus der Testphase konstruktiv und hilfreich. Somit konnte die Umstellung des Produktivsystems in zwei Arbeitstagen ohne Fehler erfolgen.

Das ist besser geworden:

• Der neue Abrechnungsprozess ist einfacher, transparenter und komfortabler
• Wir arbeiten nur noch in 1 System
• Erstellte Belege werden automatisch mit der Adresse und dem Projekt verknüpft -> übersichtlich, einfach zu finden
• Produktpositionen und Zeiterfassungen werden als abgerechnet gekennzeichnet und sind direkt mit der Rechnung verknüpft.
• Auftragsbestätigungen und Rechnungen können nach dem Erstellen automatisch per E-Mail versandt werden
• Lückenlose Projektabrechnung inklusive Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen
• Buchhaltungsintegration durch konfigurierbaren Export
• Umfangreiche Auswertungen

Fazit:
Für uns hat sich die Umstellung in jedem Fall gelohnt. Unser Abrechnungsprozess ist einfacher, weniger fehleranfällig, schneller und komfortabler geworden und unsere Belege werden in demselben System verwaltet wie alle anderen Daten. 

Diese Möglichkeiten bietet Easy Invoice im Einzelnen:

• Bequemes Erstellen und Verwalten von Belegen aus Adressen, Verkaufschancen, Projekten oder Serviceverträgen
  • Belege direkt aus einer Adresse erstellen: Im eigenen Register Abrechnung haben Sie den Überblick über alle relevanten Informationen wie Kundennummer oder vereinbarte Zahlungsbedingungen.
  • Belege aus einer Verkaufschance erstellen: Kundeninformationen und die Produktpositionen werden automatisch in den Beleg übernommen.
  • Projektabrechnung von Zeiterfassungen oder Spesen in Verbindung mit dem Modul Project: Die über Projekte erstellten Belege enthalten nicht nur Kunden- und Projektinformationen, sondern auch die Auftragspositionen.
• Erstellen von Belegen zu weiteren Datentypen (z. B. Abrechnung von Veranstaltungen)
• Belegarten:
  • Belegarten, automatische Nummerierung der Belege, Steuersätze und Zahlungsbedingungen lassen sich in der Management-Konsole durch den Administrator anpassen
  • Die Belegarten Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift werden im Datensatzfenster für Belege verwaltet.
  • Automatische Übernahme aller für die Belegerstellung relevanten Informationen
  • Kontrollierter Belegerstellungsprozess durch Prüfen von Pflichtangaben
  • Der Beleg-Datensatz bietet stets den Überblick über wesentliche Informationen zu den unterschiedlichen Belegarten.
• Folgebelege:
  • Zu Angeboten und Aufträgen lassen sich Folgebelege erstellen.
  • Belege lassen sich für alle Adresstypen und im Register Produktpositionen für Verkaufschancen erstellen.
• Stornieren von Belegen:
  • Das Stornieren von Rechnungen mit Gegenbuchung ist möglich: Durch einen flexiblen Storno-Prozess lassen sich beim Stornieren von Belegen zuvor abgerechnete Positionen wahlweise freigeben, sodass sie z. B. erneut abgerechnet werden können.
• Export von Belegen:
  • Belege exportieren: Über einen flexiblen CSV-Export lassen sich die Belege mühelos an die Buchhaltung übergeben.
  • Für jede Belegart kann ein Druckdokument als PDF-Datei erstellt werden, das auf einer Druckvorlage beruht: Mit Easy Invoice steht eine Berichtsvorlage zur Verfügung, mit der bequem die Druckdokumente zu den Belegen erstellt werden können. 

Abrechnungen und Auswertungen mit Easy Invoice

Mit Easy Invoice für CAS genesisWorld lassen sich Belege, aber auch umfangreiche Auswertungen einfach und komfortabel erstellen – sol4 zeigt Ihnen gern, was möglich ist!

Rechnungen mit Easy Invoice!