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Mobile Formulare: die smarte Lösung für Ihren Außendienst

19. Juli 2016

Wäre es nicht fantastisch, wenn man all seine Unterlagen bei einem Kunden dabei hat und kein Papier braucht? Das ist keine Utopie, so können Sie bereits jetzt arbeiten: Mit mobilen Formularen können Sie überall und jederzeit auf Ihre gesamten Geschäftsdaten zugreifen und auch von unterwegs aus an Geschäftsvorgängen weiterarbeiten. Stecken Sie Ihr Büro einfach in die Sakkotasche.

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HybridForms ist eine mobile App zum Erfassen, Dokumentieren, Präsentieren, Informieren und Disponieren. Die mobilen Prozesse der HybridForms-App sind schlank, übersichtlich, mobil, offlinefähig und stets auf dem Tablet oder Smartphone verfügbar.

Eine innovative Lösung – unter anderem für Servicetechniker:
Ersetzen Sie zum Beispiel Ihren konventionellen Servicebericht aus Papier durch eine digitale Version. Mit mobilen Formularen wird der Bericht auf dem Tablet zur Verfügung gestellt und kann direkt automatisiert weiterverarbeitet werden.

Über mobile Formulare binden Sie Ihren Außendienst ganz bequem an Ihr CRM-System an - äußerst angenehm sowohl für Sie als auch Ihre Kunden. Sehen Sie hier, wie komfortabel Außendienst sein kann.
Die Außendienstmitarbeiter erledigen ihre Tätigkeiten jederzeit und überall mit mobilen Endgeräten. Das funktioniert schnell und einfach und ist vor allem sehr effizient, denn die Übertragung ins Büro funktioniert automatisch in Echtzeit.

Die Servicetechniker füllen Wartungs- und Servicescheine jetzt ganz einfach am Tablet aus. Die mobil erfassten Belege landen umgehend beim Innendienst, von wo sie weiter zur Freigabe und Abrechnung gehen. Der Arbeitsablauf wird effizienter, denn es gibt keine Medienbrüche und damit keine Übertragungsfehler mehr. Außerdem kann schneller abgerechnet werden, denn es muss nicht abgewartet werden, bis der Außendienstmitarbeiter mit den Wartungsbelegen wieder ins Büro zurückkommt. Direkt nach dem Termin vor Ort kann der Vorgang weiterbearbeitet werden.

Das CRM-System liefert die Adress- und Kontaktdaten für den Serviceschein. Der Servicetechniker füllt im Formular alle offenen Felder wie im bisherigen Papierformular aus und der Kunde unterschreibt dann direkt auf dem Tablet. Die Servicetechniker haben auf ihren Tablets die Anleitungen aller zu wartenden Geräte dabei und können damit genauere Aussagen treffen und Fehler schneller beheben. Mobile Formulare bringen damit nicht nur Vorteile für die internen Prozesse, sondern auch Vorteile für Kunden bei der Service-Durchführung.
Eine echte Innovation!

Funktionen

  • Mobiles Büro: immer und überall verfügbar
  • Mit nur einer App Dokumente einsehen sowie Formulare mobil bearbeiten und ausfüllen
  • Vorgang direkt zur Weiterverarbeitung bereitstellen
  • Mobile Funktionen (z. B. Kamera, Scanner für Barcodes, QR-Codes, Kompass, Neigungssensor, GPS-Ortung, …)

Nützliche Features für Ihren Außendienst

  • Dokumente und Formulare stehen zentral und in aktueller Version bereit
  • Handschriftliche Notizen werden zentral gespeichert und wiedergefunden
  • Digital unterschreiben und signieren
  • Daten aus unterschiedlichen Systemen (CRM, ERP, DMS, …) stehen mit der HybridForms-App unterwegs zur Verfügung
  • Mobile Bearbeitung von Daten und digitale Weiterverarbeitung direkt möglich

Verwaltung

  • Einfache Bedienung, strukturierte Übersicht
  • Formularerstellung mit allen Programmen, die PDF-Formular-Ausgabe unterstützen (z. B. Open Office, Adobe Acrobat …)
  • Nutzbar auf mobilen Endgeräten oder am Arbeitsplatz
  • Jeder Anwender sieht nur das, was er für seine Arbeit benötigt

Serverseitig

  • Erstellte PDF-Formulare werden zentral auf einem Server für den mobilen Zugriff bereitgestellt – direkt beim Kundenbesuch nutzbar
  • Die HybridForms-App führt Daten aus beliebigen Datenquellen zusammen, z. B. zur Vorbereitung von Kundenformularen
  • Definieren Sie die Felder im ausgefüllten Formular, deren Daten mit den liefernden Systemen (CRM, ERP, DMS, …) synchronisiert werden
  • Versenden Sie das ausgefüllte Formular direkt per E-Mail – z. B. als Gesprächsprotokoll an Ihren Kunden oder an Ihren Innendienst

 

Vorteile und Einsparungspotenziale

Weniger Zeitbedarf
Durchlaufzeiten werden erheblich minimiert. Die Zustellung des bearbeiteten Dokuments vom Tablet-PC erfolgt sofort.

Weniger manuelle Nacharbeiten
Keine Medienbrüche: das manuelle Übertragen von Papierunterlagen in EDV-Systeme entfällt.

Mehr/gezieltere Informationen
Es werden spezifische Informationen zum jeweiligen Arbeitsschritt geliefert.

Online/Offline
Nicht immer und überall steht ein Funknetz zur Verfügung. HybridForms ist offline-fähig – Papiere und Unterlagen für den „Notfall“ ausdrucken erübrigt sich.

Fotos
Ein Bild, das mit der Kamera aufgenommen wird, landet nicht auf einer SD-Karte, sondern direkt im Dokument und damit im Prozess. Die Übertragung und händische Zuordnung von Bildern entfällt.

Bestehendes weiterverwenden
Bestehende Formulare und Dokumente werden weiterverwendet. Das was auf Papier war, findet sich auf dem Tablet wieder. Mitarbeiter arbeiten einfach weiter.

Signaturen/Unterschriften
Mobile Formulare kann man wie auf Papier unterschreiben. Digitale Signaturen gewährleisten Rechts- und Verfahrenssicherheit im Geschäftsverkehr.

Verwaltung
Unterlagen und Dokumente können schnell und einfach erstellt werden. Besondere EDV-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Damit kann eine Fachabteilung innerhalb weniger Stunden einen neuen Prozess erstellen und auf alle Tablet-PCs ausrollen. Zusätzliche, teure EDV-Aufwände werden vermieden.

Integration
Mobile Formulare lassen sich in bestehende EDV-Systeme einbinden. Damit werden vorhandene Daten und Informationen mobil verfügbar. Und nach der Bearbeitung können die Daten auch wieder in die bestehenden Systeme zurückgeschrieben werden.

->Mehr über die Vorteile von mobilen Prozessen mit HybridForms finden Sie hier. 

 

Machen Sie mobil: Mehr Nutzen für Ihren Außendienst

Greifen Sie überall und jederzeit auf alle Geschäftsdaten zu und arbeiten Sie auch unterwegs nahtlos weiter. Die mobilen Prozesse der HybridForms-App sind schlank, übersichtlich, mobil, offlinefähig und stets auf dem Tablet oder Smartphone verfügbar.

 

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