6 wichtige Schnittstellen zwischen CRM und ERP

Wo hört CRM auf und wo fängt Warenwirtschaft bzw. ERP an? 
Oder gibt es vielleicht für alles eine gemeinsame Lösung?

In diesem Artikel wollen wir speziell auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen eingehen.
In vielen unserer CRM-Projekte werden wir mit diesen Fragen konfrontiert:

Gibt es denn nicht eine Software für alles?

Für kleine Unternehmen (1-10 Mitarbeiter) kann man diese Frage durchaus mit „JA“ beantworten.
Wenn man von Buchhaltung und Lagerverwaltung absieht, bieten moderne CRM-Systeme alles, was ein kleines Unternehmen für das Tagesgeschäft braucht: Vertrieb, Marketing und Service werden optimal vom CRM-System abgedeckt. Auch die Bereiche Angebotswesen und Abrechnung sind im CRM-System integriert. Auf Knopfdruck kann z. B. aus einer Verkaufschance ein Angebot oder eine Rechnung erzeugt werden. Es steht ein integrierter Produktkatalog zur Verfügung und kundenspezifische Preise/Rabatte können verwaltet werden. Formulare können für bestehende Briefbögen und Dokumentvorlagen angepasst werden. Auswertungen – ob „Ad-Hoc“ (Pivot-Tabellen, Listen, Diagramme) oder periodische Reports – sind natürlich Teil der Lösung.

Und für Dienstleister mit mehr als 10 Mitarbeitern? 

Hier empfehlen wir eine klare Trennung zwischen Warenwirtschaft und CRM. So können beide Systeme Ihre Stärken ausspielen. Der Nutzer wird so bestmöglich in seiner Arbeit unterstützt. Standardschnittstellen sorgen dafür, dass man im CRM alle relevanten Informationen aus der Warenwirtschaft zur Verfügung hat. Für uns markiert der Auftrag die Grenze Bis zum Zeitpunkt der Kundenbestellung wird im CRM gearbeitet. Mit dem Auftrag wird die Arbeit in der Warenwirtschaft fortgesetzt. Diese Grenze ist klar definiert und führt zu keinen Missverständnissen. Ab dem Zeitpunkt der Bestellung wird der Kunde als Debitor im Warenwirtschaftssystem angelegt und über die Debitorennummer mit dem CRM-Datensatz der jeweiligen Adresse verknüpft.

Die wichtigsten Schnittstellen/Funktionen auf einen Blick:

• Übernahme von Debitoren aus dem ERP (führendes System)
• Übernahme des Produktkatalogs aus dem ERP
• Übernahme von Rechnungen/Gutschriften inkl. Positionen aus dem ERP. Sämtliche Auswertungen bis hinunter auf Positions- bzw. Produktebene erfolgen im CRM
• Verkaufschancenverwaltung und Angebotserstellung im CRM. Überleitung der Bestellung an das ERP-System
• Verwaltung periodisch abzurechnender Services im CRM. Periodischer (z. B. monatlicher) Übertrag der abzurechnenden Positionen an das ERP-System. Übersicht über Servicevereinbarungen und Auswertungen im CRM
• Zeiterfassung in den Bereichen Service (Ticket) und Projekt im CRM. Periodischer (z. B. monatlicher) Übertrag der summierten Zeitenerfassungen je Kunde/Projekt/Projektphase an das ERP-System

Mehr dazu erfahren Sie jederzeit gern von unseren Beratern: Ja, ich möchte jetzt mehr über CRM- und ERP-Schnittstellen erfahren!

Gerd Karall, Geschäftsführer SOL4 IT-Consulting GmbH, April 2016